Tegenwoordig zijn we allemaal veel en snel afgeleid. Niet zo gek, want we werken in kantoortuinen waar we constant prikkels ervaren, hebben allerlei digitale apparaten met notificaties die ons vertellen dat er een nieuwe e-mail binnen is en als het een beetje tegenzit, rinkelt je telefoon ook nog geregeld. En dat terwijl focus en concentratie zo belangrijk zijn. Hoe krijg je het voor elkaar om (voor langere tijd) geconcentreerd te werken?
Vol focus ergens aan werken is niet alleen fijn voor je eigen gevoel — het is ook efficiënt. Zeker als je per uur omzet draait, is het fijn om zo veel mogelijk uit je uren te halen. En dan heb je concentratie nodig. Met deze tips lukt het je om je productiviteit en daarmee je omzet te verhogen!
1. Houd voldoende pauzes
Het liefst ga je de hele dag door met werken. Het klinkt zelfs als productief zijn. Maar dat is het niet. Door steeds maar door te gaan, neem je constant nieuwe informatie op. En de stoffen in je brein die je nodig hebt om goed werk te leveren, moet je telkens even aanvullen. Dit doe je door pauzes te nemen — en dan ook echt pauze. Geen podcast luisteren, geen interessante video’s op YouTube kijken, niet al je socialemediakanalen checken. Gewoon even wandelen, uit het raam staren of lekker dagdromen.
2. Check je e-mail maar een paar keer per dag
E-mail is één van onze grootste afleiders. Logisch dat je je klanten en/of collega’s zo snel mogelijk wil antwoorden, maar elke keer dat je je werk onderbreekt, daalt je intelligentie tijdelijk. En, ja, dat geldt dus ook voor een korte blik in je mailbox of op je telefoon. Gemiddeld gebeurt dit zo’n 500 keer(!) per dag. Check je e-mail dus alleen als je er op dat moment ook écht iets mee kan. Bonus is dat je ‘het maar één keer aanraakt’. Je mailtje lezen, er vervolgens niets mee doen, omdat je daar op dat moment geen tijd voor hebt en ‘m weer op ongelezen zetten, betekent dat je het later nóg een keer oppakt. Inefficiënt en een ‘open loop’ in je brein: een taak waar je telkens aan denkt.
3. Haal het uit je hoofd
We denken van heel veel dingen dat we het wel onthouden. Maar al die nog te lezen boeken die iemand je tipte, het buitenzetten van het vuilnis, het nog aanleveren van bepaald materiaal: het neemt allemaal een plekje in je hoofd in. Daarom is het slim alles uit je hoofd te halen en op papier te zetten. Schrijf je nieuwe idee meteen op, stuur jezelf een WhatsAppje met die ene boodschap die je nog moet halen en noteer die goede tip zodra je hem hoort. Zo houd je de ruimte in je hoofd beschikbaar voor waar jij je op wil focussen.
4. Zorg voor voldoende prikkeling (maar niet te veel)
Wist je dat een grote bron van afleiding te weinig prikkeling is? Doe je werk waarbij je maar een klein gedeelte van je hersencapaciteit gebruikt, dan zoeken je hersenen naar een manier om de rest op te vullen door je boodschappenlijstje te maken, te luisteren naar wat iedereen om je heen zegt of door te bedenken wie je allemaal nog moet bellen. De oplossing? Je taak uitdagender maken! Bijvoorbeeld door sneller te lezen, een uitdagende deadline te stellen waardoor je sneller moet werken dan normaal of door, jawel, te multitasken. Hoewel mensen denken dat het ongeïnteresseerd overkomt om tijdens een vergadering te gaan zitten krabbelen op een papiertje, werkt het juist heel goed om je aandacht erbij te houden.
5. Wissel niet te vaak van taak
Hoewel we allemaal denken dat multitasken slecht is, is juist het wisselen tussen taken funest voor je brein en je concentratie. Je hersenen blijven namelijk ‘hangen’ bij de vorige taak en je hebt na elke onderbreking minimaal tien minuten nodig om weer terug te komen in je flow. Zie het als een browser waarin je heel veel tabbladen opent. De snelheid neemt af met uiteindelijk misschien wel een vastloper tot gevolg als je het werkgeheugen te veel belast. Niet alleen je concentratievermogen neemt af — de kans op het maken van fouten groeit ook.
Tip: bouw ‘focusuren’ in en spreek met je collega’s af dat je dan ongestoord aan de gang kan gaan. Leg dan dus ook je telefoon weg, zet je notificaties uit en draag een koptelefoon om zelfs geluid even uit te bannen.
6. Bundel je taken
Dit sluit aan op niet te vaak wisselen: bundel je taken. Doe dit op het soort taak (en dus breinactiviteit). Heb jij aan het einde van de dag minder energie en doe je dan liever werk waar je niet al te veel creativiteit voor nodig hebt? Doe dan je administratie of facturatie. Meerdere telefoontjes op een dag? Plan die dan als je nog veel focus hebt en zet ze achter elkaar in je agenda.
7. Werk met themadagen of in ieder geval routines
Taken bundelen kan je ook verder doorvoeren: door te werken met themadagen. Weet je dat je op dinsdag vaak onderbroken wordt door collega’s die net vergaderd hebben of heb je zelf veel afspraken? Dan is je focus op die dagen niet op en top. Plan op die dagen dus vooral taken die eenvoudig zijn. Weet je dat je dagen hebt waarop je gerust onbereikbaar kan zijn en met volle focus aan taken kan werken en volledig de diepte in kan gaan? Plan dan de taken waar je al je concentratie voor nodig hebt.
Het helpt ook om routines in te bouwen. Je hoeft daar namelijk niet over na te denken, dus dat scheelt hersencapaciteit. Daarbij gaat het sneller en is het dus lekker efficiënt.
Wil je een stijgende lijn in je productiviteit én in je omzet? Activaa helpt!
Wil je dat iemand met je meekijkt naar je (financiële) doelen en hoe je ze behaalt? Neem gerust contact met ons op. We zijn dol op goede koffie, goed ondernemen en goede gesprekken.