Als ondernemer altijd bereikbaar zijn zonder écht bereikbaar te hoeven zijn

Dat we allemaal altijd bereikbaar zijn, vinden we heel normaal. Zeker als ondernemer: je wil geen klanten en opdrachten mislopen of iemand het gevoel geven dat je haar of hem niet belangrijk vindt. Je telefoon uitzetten? Geen denken aan! Maar wist je dat altijd bereikbaar zijn een oorzaak is van stress? En dat het helemaal niet nodig is om echt altijd met je iPhone in je hand te leven? Als ondernemer kan je ook bereikbaar zijn zonder écht bereikbaar te hoeven zijn.

Nog even gauw dat mailtje afmaken voordat je aan het eten begint dat al voor je staat, tijdens het doen van de boodschappen toch even bellen met die klant of werknemer en als je je favoriete serie kijkt, check je Skype of WhatsApp nog even. Echt rust vinden is lastig. En ben je niet in contact met een ander, dan ben je in je hoofd misschien nog wel bezig met ‘al die dingen die nog moeten’ en ‘mensen die nog op jou wachten’.

Waarom willen we zo bereikbaar zijn?

Bereikbaar willen zijn komt doordat we angst hebben om iets mis te lopen. Want als jij net dat ene telefoontje niet opneemt, is de potentiële klant al weggekaapt door je concurrent. En als je je e-mails niet snel genoeg beantwoordt, komt er nog een belletje achteraan. Je voelt je bezwaard, want je wil het zo graag goed doen. Voor iedereen. Daarnaast vinden we het heel normaal om altijd bereikbaar te zijn. Er zijn maar weinig mensen die hun telefoon weleens uitzetten — laat staan als je naast mens ook nog eens ondernemer bent. Omdat iedereen altijd bereikbaar lijkt te zijn, willen wij niet net die ene zijn die dat niet is. Gelukkig zijn er mogelijkheden om bereikbaar te zijn, zonder dat je daar zelf (meteen) voor in actie hoeft te komen.

Installeer een chatfunctie op je website

Met een handige chatfunctie kan je, als je zelf niet online bent, gebruikmaken van een ‘robot’ die antwoord geeft voor jou. Op basis van termen helpt de robot jouw (potentiële) klant verder. Vraagt iemand bijvoorbeeld hoe duur iets is, dan kan het automatische antwoord haar of hem doorsturen naar de pagina met de tarieven. Je bezoekers hebben zo toch het idee dat ze in contact zijn geweest met jouw bedrijf. Komen ze er niet uit met de chat, dan laat je bijvoorbeeld weten dat je morgen contact met ze opneemt.

Maak gebruik van WhatsApp for Business

WhatsAppen mensen je nu al geregeld en is dat dan op het nummer dat je ook privé gebruikt? Met WhatsApp for Business heb je een aantal voordelen, zoals het instellen van automatische berichten. Dan verstuurt WhatsApp direct een antwoord met daarin een tekst die jij kiest. Bijvoorbeeld dat je zakelijke berichten tussen bepaalde tijden beantwoordt en dat er alleen bij spoed gebeld kan worden. (En je zal zien dat het heel vaak helemaal geen noodgeval blijkt te zijn en dat mensen gewoon wachten.)

Huur een (virtuele) assistent in

Misschien heb je überhaupt geen zin meer om (al) je e-mails zelf te beantwoorden en is dat ook helemaal niet nodig. Als eenpitter heb je waarschijnlijk geen uitgebreid, vast team om je heen. Maar dat wil niet zeggen dat je niks kan uitbesteden. Schakel bijvoorbeeld een (virtuele) assistent in die jouw mailbox beheert. Zij of hij zorgt er dan voor dat mensen snel antwoord krijgen en dat jij alleen de belangrijke dingen te zien krijgt.

Richt je telecom slim in of maak gebruik van een telefoonservice

Veel freelancers gebruiken hun mobiele telefoon met het nummer dat ze ook privé gebruiken. Twee telefoons is een optie, maar wist je dat er ook mogelijkheden zijn om een vast nummer op je mobiel te gebruiken? Handig, want dan stel je uren in waarop je bereikbaar bent en word je niet meer gestoord tijdens je avondeten. Telefoontje gemist? Dan krijg je een e-mail met de voicemail als bijlage. En zo zijn er veel meer opties. Telecomaanbieders denken graag met je mee over het inrichten van je telecom, zodat je zelf ontzorgd bent.

Heb je liever dat toch iemand de telefoontjes gewoon beantwoordt? Er bestaan telefoonservices waarbij mensen de gesprekken aannemen en actiepunten noteren. Tip: check wel of deze mensen op een manier met jouw klanten omgaan die jij fijn vindt.

Bonustip: beperk de contactmomenten

Krijg jij vaak dezelfde vragen van (potentiële) klanten? Dan is het slim om daar aan de voorkant al wat mee te doen. Zet bijvoorbeeld een duidelijke FAQ op je website, zodat je die vragen al beantwoordt voordat iemand ze aan jou stelt. Krijg je toch nog vragen die je niet zo simpel op je website beantwoordt? Investeer dan eenmalig tijd in het opstellen van documenten en bijbehorende mails die je als antwoord kan geven. En wie weet is daar ook wel een hoop te automatiseren — het loont om dat uit te vinden. Wees ook niet bang om de telefoon te pakken als je vermoedt dat het een langere mailwisseling wordt. De beller is toch vaak sneller!

Nog meer focus in je bedrijf? Besteed dan ook je financiële zaken uit!

Wil je nog meer tijd besparen en nog meer focus hebben op de dingen die jíj goed kan? Besteed dan ook je financiële zaken uit. Zo nemen wij graag je salarisadministratie uit handen, verzorgen we aangiftes en denken we met je mee over het behalen van de meeste winst. Heb je ook wel oren naar hr-advies en juridische bijstand? Klop dan bij ons aan.