Een afgewerkte lijst van taken? Dat is dé droom van veel ondernemers. En meestal een utopie. We jongleren met een eindeloze opsomming van taken en verantwoordelijkheden en iedere dag komt er wel weer iets nieuws bij dat je aandacht vraagt. Van een dringende e-mail tot een spoedklus en van een klantvraag tot een collega die graag jouw hulp inschakelt voor dat ene project. Het risico is dat we door de bomen het bos niet meer zien, dat we achter de feiten aanlopen en dat we het plezier in het ondernemen verliezen. Daarom is het stellen van prioriteiten niet ‘belangrijk’, maar zelfs cruciaal. Maar… hoe zorg je ervoor dat je de juiste keuzes maakt? Dit en meer lees je in deze blogpost.
Waarom het stellen van prioriteiten essentieel is voor ondernemers
Ondernemen is zo veel meer dan ‘alleen’ het dagelijks draaiende houden van je bedrijf. Het gaat om visie, om groei en om planningen voor de lange termijn, maar óók om het hebben van plezier en tevreden klanten. Stel je geen duidelijke prioriteiten, dan lekt er veel energie en tijd weg, doordat je je focust op zaken die eigenlijk (te) weinig bijdragen aan je ambities en bedrijfsdoelen. Je raakt met gemak verstrikt in de taken van alledag en verliest je grotere plaatje uit het oog.
Eén van de grootste uitdagingen is dat alles belangrijk líjkt. Maar, zoals je net al las: niet alles draagt daadwerkelijk bij aan je succes op de lange termijn. Door goed te prioriteren maak je het onderscheid en zorg je ervoor dat je werkt aan de juiste dingen.
Dit gebeurt er als je niet de juiste prioriteiten stelt
Zonder duidelijke prioriteiten… • raak je overweldigd, krijg je het gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt en kom je niet of te weinig toe aan de dingen die écht belangrijk zijn • werk je inefficiënt, doordat je veel tijd besteedt aan kleine, onbelangrijke of minder belangrijke taken, terwijl je je strategische beslissingen en acties uitstelt • sta je constant ‘aan’, terwijl je geen vooruitgang boekt, waardoor je je gestrest en zelfs uitgeput voelt, want je bent continu bezig, zonder dat je het terugziet in je resultaten of to-do-list
Met een voor jou werkend systeem breng je focus aan en voorkom je dat de waan van alledag je opslokt. Leer bewust te prioriteren en pak altijd de juiste taken op, want zo blijven jij en je bedrijf gezond terwijl je het maximale eruit haalt.
Bewust prioriteren is te leren
Hoe je het ook wendt of keert: we moeten kiezen wat we wel en wat we niet doen. Daarbij is niet kiezen óók kiezen, want dan ga je gewoon mee in wat je op je pad komt en kies je er dus onbewust voor om niet te werken aan de dingen die je dichterbij je doelen en dromen brengen. Bewust prioriteren gaat er dus niet om dat je met je volle bewustzijn kiest, maar om je tijd en energie verdelen over de taken die echt belangrijk zijn — op een gestructureerde manier. Dan kijken we niet (alleen) naar urgentie, ook het effect op de lange termijn telt mee.
Gebruik de Eisenhower-matrix
Een populaire methode om bewust te prioriteren is de Eisenhower-matrix. Deze methode deelt je taken op in vier groepen, op basis van urgentie en belangrijkheid.
1. Belangrijk én urgent
Deze taken pak je direct op of aan. Denk aan een spoedklus voor een klant. (En vraag jezelf dan af of het écht spoed heeft. Vaak willen we dingen het liefste gisteren afhebben, maar dat maakt het niet direct spoed (voor jou).)
2. Belangrijk, maar niet urgent
De meer strategische taken, zoals je plannen voor groei, innovatie en het verbeteren van interne processen. Hier hangt geen snelle deadline aan, maar je haalt hier op de lange termijn wél de meeste waarde uit. Blijf ze dus niet eeuwig op de lange baan schuiven.
3. Niet belangrijk, wél urgent
Deze taken nemen aardig wat van je tijd in beslag, maar dragen niet direct en niet per se veel bij aan je doelen. Ze leiden je meestal af van je strategisch belangrijke werk, maar voelen noodzakelijk doordat we ze inschatten als urgent of doordat ze om directe aandacht vragen. Denk aan het beheren van je e-mail, onverwachte telefoontjes van klanten of collega’s, vergaderingen zonder duidelijke agenda (of met de verkeerde prioriteiten) en waar je altijd wegloopt zonder heldere actiepunten en administratieve taken. Veel van deze dingen kan je uitbesteden. Of gewoon overslaan, zoals oeverloos scrollen op sociale media ‘om inspiratie op te doen’.
4. Niet belangrijk en niet urgent
De dingen die we doen als we uitstelgedrag vertonen — en dus beter negeren of schrappen. Denk aan het organiseren van je mailbox, langdurige brainstormsessies houden zonder enige focus, het lezen van blogposts die eigenlijk totaal niet relevant voor je zijn of naar netwerkevenementen gaan zonder te weten wie en wat je daar treft.
Door je taken via deze matrix in te delen, zie je in één oogopslag waar je je het beste op focust, welke taken minder prioriteit hebben en wat je kan uitbesteden of gewoon helemaal kan schrappen.
Zeg vaker ‘nee’
Het stellen van je prioriteiten is één ding, het zeggen van ‘nee’ is een tweede. Het is vaak moeilijk, want als ondernemer pak je het liefste alle nieuwe kansen met beide handen vast. Het is menselijk om die fear of missing out te voelen, maar het is goed je te realiseren dat je meer tijd en energie overhoudt voor de dingen die er echt toe doen, als je ‘nee’ zegt tegen dingen die niet bijdragen aan je doelen. Vraag jezelf dus bij alles af of deze taak of kans bijdraagt aan je doelen voor de lange termijn en wees niet bang om het af te wijzen of uit te besteden als het antwoord daarop ‘nee’ is.
Focus je op het grote geheel
Het is de kunst om te kiezen tussen wat nu belangrijk lijkt en wat (ook) op de lange termijn slim of zelfs cruciaal is voor je succes. Zeker, het binnenhalen van een nieuwe klant levert omzet op en het oplossen van een direct probleem helpt je vooruit, maar dat is vaak bekeken op de korte termijn. Misschien is het wel veel nuttiger om dat probleem niet (alleen) direct op die manier op te lossen, maar om te investeren in een heel nieuw systeem waardoor dat probleem zich überhaupt niet meer voor kán doen. Het zijn de beslissingen voor de lange termijn die de grootste impact maken. Stel dus duidelijke doelen, want op basis daarvan stel je de juiste prioriteiten. Het werkt het beste als je duidelijke, meetbare doelen hebt. Ze geven je richting en helpen je beslissen. Kijk dus naar het grote plaatje, werk met deadlines en denk aan het formuleren van doelen als… • ontwikkelen van nieuw aanbod • verbeteren van je marketingstrategie • optimaliseren van je bedrijfsprocessen
Stel met deze tips de juiste prioriteiten
Hóe stel je die prioriteiten dan, als je snapt wat wel en niet belangrijk en/of urgent is? Goed om te weten is dat je vaak geen honderd procent garantie hebt dat het dé juiste keuze is. Soms blijkt het achteraf niet de scherpste keuze, maar… was het met de informatie die je op dat moment had wél de juiste.
Hieronder vind je wat praktische tips om ook daadwerkelijk te werken aan die juiste prioriteiten.
1. Plan je week vooruit
Neem aan het begin van de nieuwe week of aan het eind van de afgelopen week een moment om je taken te plannen. Met een weekplanning zie je direct hoe je je tijd verdeelt en is er nog alle ruimte om je belangrijkste projecten in te delen. Zo vermijd je dat je dagelijkse dingen je opslokken.
2. Werk met to-do-lijsten
Niet honderd lijsten op evenveel verschillende plekken, maar een lijst voor iedere dag. Maak er elke dag eentje met de drie belangrijkste taken die je móet afronden. Voor sommigen werkt het prettig om te beginnen met de lastigste, zoals je leert in de populaire methode Eat That Frog, terwijl anderen juist liever meer ontspannen beginnen aan een makkelijke(re) taak en zich gemotiveerd voelen door het afvinken daarvan. Vind uit wat voor jou het grootste gevoel van vooruitgang oplevert.
3. Gebruik tijdsblokken Reserveer specifieke tijdsblokken voor belangrijke taken. Dit helpt je om gefocust te blijven en voorkomt dat je taken blijven uitstellen. Zorg ook voor ongestoorde werktijd, waarin je niet wordt afgeleid door e-mails of telefoontjes. Het kan ook heel prettig werken om een dag in de week afspraakvrij te houden of eens in de zoveel tijd zelfs een afspraakvrije week in te plannen.
4. Reflecteer en evalueer
Wat vond je prettig werken afgelopen week of maand? Hoe staan je prioriteiten ervoor? Wat heb je bereikt? Waar sta je nu als je kijkt naar je doelen voor de lange termijn? Kan je iets tóch uitbesteden of laten vallen? Wat wil je komende periode anders doen of juist voortzetten?
5. Vermijd het steeds wisselen van taken
Waar we vaak horen dat multitasken slecht is, is het eigenlijk iets heel anders dat we bedoelen: steeds wisselen van taken. Groepeer je werk dus het liefst, bijvoorbeeld door je telefoontjes achter elkaar te plannen of door in een half uur al je mails te beantwoorden, zodat je daar geen omkijken naar hebt als je middenin je werk aan die ene belangrijke prioriteit zit.
Samenwerken aan het juiste, zodat je je winst en werkplezier maximaliseert?
Vind je het prettig om een team naast je te hebben staan dat zich bezighoudt met je administratie, je financiële doelen, je fiscale voordelen en je doelen? Activaa helpt je graag met een effectieve bijdrage aan je plannen voor je omzetgroei. Niet alleen door te kijken naar je cijfers, maar ook door je te coachen en je te voorzien van het beste advies. Kop (virtuele) koffie doen en je mogelijkheden bespreken? Vinden we leuk!