E-mail is onmisbaar in onze huidige, digitale levens — waarin we veel online met elkaar samenwerken en communiceren. Dat betekent ook dat het een enorme tijd- én energievreter kan zijn. Veel ondernemers verliezen kostbare tijd met het iedere keer weer doorploegen van de mailbox. Dat kan efficiënter en in deze blogpost lees je praktische tips om grip te krijgen op dit communicatiekanaal om zo structureel tijd te besparen.
Werk met vaste e-mailblokken in je agenda
Wist je dat de meeste tijd verloren gaat door meldingen die je uit je concentratie halen? Vervolgens moet je ‘weer in je werk komen’, terwijl je nét zo lekker bezig was. In plaats van de hele dag door je mailbox te controleren, werkt het efficiënter om vaste momenten in te plannen waarop je je mailtjes verwerkt. Voor de een werkt het prettig om dat drie keer per dag te doen (bijvoorbeeld in de ochtend, net na de lunch en aan het einde van de middag), terwijl er ook ondernemers zijn die het ‘t liefste maar één keer per dag bekijken. Zo voorkom je dat je constant afgeleid wordt door binnenkomende berichten en werk je dus veel productiever. Mocht je je daar ongemakkelijk bij voelen, dan kan je ervoor kiezen om in je e-mailhandtekening te zetten dat je op bepaalde momenten je inbox checkt en dat de beller bij spoed écht sneller is.
Gebruik regels en filters
Veel mailtjes hoeven helemaal niet direct gelezen te worden — laat staan dat je er meteen iets mee moet doen. Een handige tip om dat al meteen te filteren, is door met regels en filters te werken. Vrijwel elke mailprovider biedt dit aan en het is een makkelijker manier om automatisch je inbox te organiseren.
Denk aan…
• verstuur facturen en financiële documenten direct naar de daarvoor bedoelde map
• verplaats nieuwsbrieven automatisch naar de map die je daarvoor aanmaakte
• markeer klantvragen of mails over specifieke onderwerpen als belangrijk en zorg dat ze goed zichtbaar zijn
Hanteer de 2-minutenregel
Kan je een e-mail binnen twee minuten afhandelen? Doe dat dan meteen. Zo voorkom je dat je met de opstapeling van alle kleine taken uiteindelijk toch een enorme berg werk hebt liggen en dus later een achterstand moet inhalen.
Minimaliseer het aantal binnenkomende e-mails
We kennen allemaal de fear of missing out, dus we melden ons aan voor alle nieuwsbrieven waarvan we ooit dachten dat daar best iets waardevols in zou kunnen staan. Maar onthoud goed: élke e-mail die je ontvangt, of je ‘m nou wel of niet leest, kost tijd. Breng het aantal binnenkomende berichten dus terug naar het efficiënte minimum. Meld je af voor nieuwsbrieven die je toch nooit leest, stel duidelijke communicatie-afspraken op met je team en vraag jezelf structureel af of e-mail wel echt de beste manier is om deze informatie te ontvangen. Je kan bijvoorbeeld nadenken over een ander communicatiekanaal, zoals Slack, als je snelle vragen binnen het team vlot wil beantwoorden.
Schrijf sjablonen voor veelvoorkomende antwoorden of berichten
Verstuur je vaak dezelfde e-mails? Dat is zonde van je tijd als je het íedere keer opnieuw typt. Maak standaard sjablonen aan die je alleen nog hoeft te personaliseren, zodat je bakken met tijd bespaart. Bijkomend voordeel is dat je consistent communiceert en dat is voor iedereen prettig.
Bespreek de cc’s en bcc’s
Wanneer wil jij écht iets weten? Onnodige e-mails slokken kostbare tijd op. Spreek met je team af dat je alleen een (b)cc krijgt als het echt nodig is. Een voorbeeld daarvan is dat bcc alleen gebruikt wordt bij groepsmails waar géén reacties op nodig zijn. Zo ontvang je alleen nog e-mails die daadwerkelijk relevant voor je zijn en dat vermindert de inboxdrukte.
Verplaats e-mails die eigenlijk taken zijn
Sommige e-mails zijn eigenlijk (herhalende) taken. Laat die niet in je inbox staan totdat je ze een keer oppakt, maar verhuis ze direct naar een to-do-lijst of een projectmanagementtool zoals Trello of Notion. Dan voorkom je ook dat je ze per ongeluk vergeet of dat ze toch nog ondersneeuwen in de drukte.
Archiveer of verwijder e-mails die je niet nodig hebt
Honderden ongelezen mails in je inbox, omdat ze toch niet (meer) zo relevant zijn? Je bent niet de enige. En dat werkt dus ontzettend motiverend, want er straalt nooit een gezellige 0 tegemoet als je je mail opent. Het maakt het ook lastiger om de echt belangrijke berichten te vinden. Je oplossing: archiveer of verwijder oude e-mails die je niet (meer) nodig hebt. Dan houd je je mailbox overzichtelijk en functioneel.
Plan dagdelen zonder mail
Voor het focuswerk en je strategische taken is het prettig en productief als je niet telkens afgeleid wordt. Dan helpt het om bijvoorbeeld een halve dag per week in te plannen waarop je onbereikbaar bent. Gun jezelf die concentratie en creativiteit.
Samenwerken aan groei, zodat je je plezier, winst en vertrouwen maximaliseert?
Je inbox onder controle krijgen vraagt om een combinatie van structuur, slimme tools en discipline. Door vaste e-mailmomenten in te plannen, filters in te stellen, sjablonen te gebruiken en overbodige e-mails te schrappen, bespaar je aanzienlijk tijd. Probeer een paar van deze tips uit en ontdek hoeveel rust en efficiëntie het je oplevert!
Vind je het prettig om een team naast je te hebben staan dat zich bezighoudt met je administratie, je financiële doelen, je fiscale voordelen en je doelen? Activaa helpt je graag met een effectieve bijdrage aan je plannen voor je omzetgroei. Niet alleen door te kijken naar je cijfers, maar ook door je te coachen en je te voorzien van het beste advies. Kop (virtuele) koffie doen en je mogelijkheden bespreken? Vinden we leuk!