Als je bedrijf groeit, dan bestaat de kans dat je uít je kantoor groeit. Of dat nu een thuiskantoor was, een kantoorpand dat niet groot genoeg was of een plek die nog niet modern genoeg is voor alles wat je nodig hebt. Dan kan je twee dingen doen: verhuizen naar een ander kantoor óf je huidige stek verbouwen. En soms een combinatie van allebei — je nieuwe kantoor verbouwen. Wat je ook kiest: het is belangrijk dat je nieuwe kantoor is aangepast op je (toekomstige) groei. Maar hoe doe je dat?
1. Werk met een duidelijk plan
Om een verbouwing (en/of een verhuizing) soepel te laten verlopen, is het belangrijk dat je bepaalde dingen goed regelt. Na onze eigen verhuizing weten we als geen ander dat sommige dingen altijd net iets anders lopen dan je vooraf verwachtte, maar het helpt enorm als je een goed beeld vormt van wat je wil en nodig hebt. Begin daarom met je wensen en eisen op papier te zetten. Handige vragen om jezelf te stellen:
• wat zijn de kernactiviteiten van mijn bedrijf en wat voor ruimtes passen daarbij — heb ik veel vergaderruimtes nodig of juist meer open werkplekken?
• hoeveel medewerkers heb ik nu en wat verwacht ik van de toekomst — hoeveel werkplekken heb je nodig en wat heb je in gedachten voor flexibel (thuis)werken?
• wat is de gewenste sfeer en cultuur — wil je een formele, professionele uitstraling of een meer informele, creatieve omgeving, want dat bepaalt mede de kleuren, meubels en indeling
• houden mijn mensen meer van een kantoortuin of juist geconcentreerd werken in afgesloten ruimtes?
• welke technologische behoeften hebben we — bekabeling, audiovisuele apparatuur, goed internet…
• welke faciliteiten vind ik belangrijk voor ons welzijn, zoals ergonomische werkplekken, voldoende daglicht, goede ventilatie — gezonde medewerkers zijn productiever en tevreden!
• hoe belangrijk vind ik duurzaamheid — is het ‘t waard om te investeren in energiezuinige oplossingen, duurzame materialen en groene technologieën?
• wat is mijn budget?
• wat zijn de behoeften van mijn medewerkers?
• welke regelgeving en veiligheidsvoorschriften moeten we volgen?
2. Bepaal je budget zorgvuldig
Een valkuil bij álle verbouwingen en verhuizingen: dat je dromen groter zijn dan je budget. Om te voorkomen dat je veel meer uitgeeft dan eigenlijk verstandig en gepland is, moet je realistisch zijn over wat je te besteden hebt én rekening houden met onvoorziene kosten. Maak je financiële planning dus ruim; plan niet je hele budget vol, maar houd een buffer achter de hand. Heb je ook tijdelijke werkplekken nodig voor je personeel, eventuele vergunningen of andere randzaken? Neem die dan ook mee in je kostenplaatje.
3. Kies wijs aan wie je het werk uitbesteedt
Ga je voor een aannemer en eventueel verhuizers? Of is het een relatief makkelijke verbouwing en verdeel je het werk onder je personeel? Voor allebei de opties is er iets te zeggen. Houd er wel rekening mee dat je personeel maar één ding tegelijk kan doen, dus dat er op de klusdagen niet óók nog gewerkt kan worden. Is het dan financieel aantrekkelijk om het door je eigen mensen te laten doen of kan je het beter uitbesteden aan vaklui? In het tweede geval: kies voor een aannemer met ervaring in kantoorrenovaties, als je de soepelste verbouwing wil. Vraag om ervaringen van eerdere klanten en laat je adviseren over de beste materialen en oplossingen voor jóuw behoeften. Een goede aannemer zorgt ervoor dat de verbouwing binnen de afgesproken tijd en budget blijft. Communicatie is belangrijk: spreek af dat je regelmatig updates krijgt.
4. Denk na over je eigen werk
Hoe groot of klein de verbouwing of de verhuizing ook is: je gaat er iets van merken. Zelfs als dat alleen maar bestaat uit het loskoppelen van de computers om ze op de nieuwe werkplekken te installeren. Bedenk dus goed hoe en wanneer de verbouwing je dagelijkse werkzaamheden beïnvloedt. Is het een flink project? Overweeg dan om de verbouwing in fases uit te voeren, zodat je een deel van de werkplekken en -ruimte kan blijven gebruiken. Is dat niet haalbaar? Denk dan aan alternatieve werkplekken, zoals thuiswerken of het huren van tijdelijke ruimtes of bureaus bij co-work-aanbieders. Communiceer duidelijk met je mensen over de plannen en vraag om flexibiliteit.
5. Focus op ergonomie
Dat het er leuk uitziet, is één ding. Maar ergonomie is véél belangrijker. Een gezonde werkhouding maakt je mensen productiever en blijer: met een ergonomische werkplek krijg je namelijk voldoende mentale en fysieke herstelmomenten. En dat zorgt er weer voor dat het ziekteverzuim omlaag kan gaan. Maak ergonomie een prioriteit in je plannen en raadpleeg eventueel een expert op dit gebied.
6. Betrek je mensen bij het proces
Dit mes snijdt aan twee kanten: we voelen ons graag belangrijk en gezien én je krijgt waardevolle input. Uiteindelijk zijn het je mensen die in de nieuwe kantoorruimte werken, dus het is belangrijk te weten wat zij graag willen. Vraag je medewerkers naar hun wensen en behoeften en betrek ze bij belangrijke beslissingen. Door je collega’s hierbij te betrekken, vergroot je hun betrokkenheid en tevredenheid, wat bijdraagt aan een positieve werksfeer.
Toe aan een verbouwing of een nieuw kantoorpand?
Ben je tot de conclusie gekomen dat jouw ideale werkplek in een vernieuwd of ander kantoorpand huist? Laten we dan samen kijken naar wat voor jou op alle vlakken het voordeligst is. Is dat bijvoorbeeld huren of juist kopen? Samen wegen we de voors en tegens tegen elkaar af. En dan gaat die beslissing van een leien dakje. Neem je contact met ons op? Je bent van harte welkom in ons nieuwe kantoorpand of voor een virtueel kopje koffie!