Je draait een goede maand, maar zit toch wéér krap bij kas. Iedere ondernemer heeft het weleens gehad. De omzet groeit, je voelt je soms succesvol, maar de constante spanning over geld overheerst. Dan is het probleem waarschijnlijk je cashflow. Niet alleen je klanten vormen het bestaansrecht van je bedrijf; ook je cashflow is een belangrijk onderdeel. Dan hebben we het niet over je winst op papier, maar echt geld dat binnenkomt en uitgaat.
Het verschil tussen ondernemers die altijd geld hebben en degenen die constant krap zitten? Slimme cashflow-planning.
Het verschil tussen omzet, winst en cashflow
Veel ondernemers verwarren deze drie begrippen, maar ze zijn wel degelijk anders.
Je omzet is wat je factureert, maar nog niet hebt ontvangen.
Je winst is je omzet min je kosten (op papier).
Je cashflow is het geld dat daadwerkelijk binnenkomt min wat er daadwerkelijk uitgaat.
Praktisch voorbeeld: je factureert €20.000 in januari (omzet), je kosten zijn €12.000 (winst = €8.000). Je klanten betalen pas in maart, terwijl je kosten wél direct betaald moeten worden. Je cashflow in januari is -€12.000, ondanks de €8.000 winst.
Zo ontstaan de meeste problemen met je cashflow
Je bent echt niet de enige als jouw cashflow helemaal niet zo lekker ‘stroomt’. Dit zijn de veelvoorkomende redenen waardoor er problemen ontstaan.
• Seizoensschommelingen: veel bedrijven hebben drukke en rustige periodes, maar kosten lopen door.
• Betalingstermijnen: je geeft klanten 30 dagen betalingstermijn, maar je leveranciers willen binnen 14 dagen betaald worden.
• Groei: het lijkt tegenstrijdig, maar groei kan problemen veroorzaken, bijvoorbeeld doordat je moet investeren in voorraad, personeel of apparatuur voordat je de extra omzet binnenkrijgt.
• Gebrek aan reserves: zonder buffer ben je kwetsbaar voor onverwachte uitgaven of late betalers.
Stap 1: creëer inzicht in je cashflow
Om te voorkomen dat je problemen krijgt — of om herhaling te voorkomen, moet je eerst begrijpen hoe geld door je bedrijf stroomt.
Analyseer je cashflow:
• hoeveel dagen zitten er tussen factuur versturen en betaling ontvangen?
• wanneer betaal je je eigen rekeningen?
• welke maanden zijn traditioneel druk/rustig?
Praktisch voorbeeld: een bouwbedrijf ontdekte dat hun gemiddelde cashflow-cyclus 65 dagen was: 14 dagen om te factureren na oplevering + 45 dagen betalingstermijn + 6 dagen verwerkingstijd. Dit inzicht hielp ze om de planning te optimaliseren en problemen te voorkomen.
Stap 2: maak een cashflow-prognose
Een cashflow-prognose laat zien wanneer geld binnenkomt en er weer uitgaat. Maak deze voor minimaal 13 weken vooruit. Neem zowel je inkomsten als uitgaven mee.
Inkomsten:
• bevestigde projecten (wanneer betaling verwacht?)
• terugkerende klanten (historische patronen)
• nieuwe acquisitie (schatting)
Uitgaven:
• vaste kosten (huur, salarissen, verzekeringen)
• variabele kosten (inkoop, freelancers)
• eenmalige uitgaven (investeringen, belastingen)
Praktisch voorbeeld: een marketingbureau ziet in hun prognose dat april altijd een cashflow-dip is: door het betalen van de belasting over het eerste kwartaal belastingbetalingen en minder nieuwe projecten. Ze anticipeerden hierop door in maart extra te factureren en betalingstermijnen aan te passen.
Stap 3: Optimaliseer de timing van je inkomsten
Je hebt zelf best wel wat invloed op wanneer je inkomsten binnenkomen. Dit zijn handige dingen om te doen.
• Hanteer kortere betalingstermijnen: in plaats van 30 dagen, probeer 14 dagen. Veel klanten accepteren dit zonder problemen.
• Vraag om vooruitbetaling: vraag een aanbetaling van 30-50% bij de start van je project of bij het bestellen van producten — dit verbetert je cashflow enorm.
• Factureer tussentijds: spreek af dat je bij langere projecten maandelijks factureert in plaats van alleen aan het eind.
• Factureer sneller: factureer direct na oplevering, niet pas aan het eind van de maand.
Praktisch voorbeeld: een webdesigner ging van factureren na oplevering naar 50% vooruit + 50% bij oplevering. Dit verbeterde zijn gemiddelde cashflow met 25 dagen en stopte zijn cashflow-stress.
Stap 4: beheer je uitgaven slim
Het helpt om je uitgaven slim te plannen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. Denk aan…
• spreid je uitgaven: plan grote uitgaven niet allemaal in dezelfde periode
• benut betalingstermijnen als dat goed uitkomt: als leveranciers 30 dagen geven, gebruik ze dan gerust
• kijk naar de beste periodes: plan niet-kritieke uitgaven in je drukste periodes met de meeste inkomsten
Praktisch voorbeeld: een retailer verspreidde de inkoop over het jaar in plaats van alles in januari te bestellen. Dit voorkwam een jaarlijkse cashflow-crisis.
Stap 5: bouw reserves op
Iedere ondernemer krijgt te maken met tegenslagen. Dat betekent niet per se dat je een slechte ondernemer bent, maar kan je wel de kop kosten als je geen buffer achter de hand hebt. Slim om te doen:
• bouw een buffer voor 3-6 maanden aan uitgaven, zodat je een vangnet hebt voor onverwachte tegenslagen
• leg reserves aan voor traditioneel rustige(re) periodes
• houd geld achter de hand om te kunnen investeren in kansen zonder cashflow-problemen te krijgen
Hoe je reserves opbouwt? Zet elke maand een vast percentage van je omzet opzij. Begin met 5% en werk op naar 10-15%. Gebruik een aparte rekening of een speciaal hiervoor aangemaakt potje om te voorkomen dat je het uitgeeft.
Stap 6: werk met handige cashflow-tools
Het werkt het fijnste als je niet alles zelf hoeft te doen of constant overal aan moet denken. Gelukkig bestaan er tools die je helpen.
• Automatische betalingsherinneringen: gebruik software die automatisch herinneringen stuurt bij late betalingen
• Maak het je klanten makkelijk om te betalen: gebruik online betalingsmogelijkheden zoals iDeal
• Automatiseer je facturatieproces voor snellere afhandeling
• Maak een cashflow-dashboard: een overzicht waar je in één oogopslag je cashflow ziet
Signalen dat je cashflow op orde is
Hoe je weet dat je cashflow piekfijn in orde is? Nou, je…
• weet precies hoeveel geld je volgende maand hebt
• slaapt goed ondanks seizoensschommelingen
• kunt kansen pakken zonder financiële stress
• betaalt rekeningen zonder er bij na te denken
• hebt tijd om aan je bedrijf te werken in plaats van aan (het gebrek aan) geld te denken
Goede cashflow-planning transformeert je bedrijf. Niets is zo ontspannend als weten dat je volgende maand genoeg geld hebt. Het verschil tussen constant zorgen over geld en financiële zekerheid is echt een belangrijke factor in je welzijn als ondernemer.