Ieder kwartaal staat-ie weer voor de deur: de btw-aangifte. De meeste ondernemers ontkomen er niet aan (hoewel ook dat één van de meegemaakte fouten is) en we moeten ons allemaal aan de regels van de Belastingdienst houden. In deze blogpost vind je de meestgemaakte fouten, zodat jíj die in ieder geval niet meer hoeft te maken.
Gebruiken van het verkeerde btw-tarief
In Nederland kennen we verschillende btw-tarieven, zoals het bekendste tarief van 21%, maar ook het verlaagde tarief van 9% (o.a. voor bepaalde werkzaamheden aan woningen, optreden van kunstenaars, zwembaden, personenvervoer en het leveren van e-books) en zelfs het 0%-tarief voor bepaalde internationale transacties. Een veelgemaakte fout is dat ondernemers een verkeerd btw-tarief rekenen — of bijvoorbeeld het verlaagde tarief ook berekenen voor materialen die ze gebruiken voor een klus aan huis.
Controleer dus altijd goed waar de verschillende tarieven voor gelden en neem contact op met de Belastingdienst of je accountant als je ergens over twijfelt.
Maken van fouten in de facturen
Hóe je facturen er precies uitzien, mag je zelf weten. Maar ze moeten wel allemaal aan specifieke eisen voldoen om fiscaal kloppend te zijn. Het gaat vaak mis bij het niet vermelden van btw-nummers, het ontbreken van een datum en een verkeerde berekening van de btw. Krijg je een keer controle van de Belastingdienst, dan kan dat je duur komen te staan.
Let erop dat je op iedere factuur je btw-nummer vermeldt, het btw-bedrag en het juiste tarief, de factuurdatum en een correcte omschrijving van de geleverde diensten of goederen. Een facturatiesysteem doet dit allemaal automatisch voor je.
Aftrek van de kosten verkeerd doen
Zo veel mogelijk btw terugvorderen en zo min mogelijk belasting betalen, dat willen we allemaal. Daarom gaat het daar ook vaak fout: de btw is van bepaalde uitgaven alleen maar gedeeltelijk of zelfs helemaal niet aftrekbaar. Wat ook regelmatig voorkomt is een verkeerde invoer van voorbelasting: de btw die je betaalde over je zakelijke kosten. Door een foutieve berekening van de btw of doordat de kosten helemaal niet (volledig) aftrekbaar zijn. Wees je bewust van de regels rondom btw-aftrek. Vraag bij twijfel altijd advies aan je accountant, want bijvoorbeeld bij gemengd gebruik (zowel zakelijk als privé) is een groot gebied best wel grijs.
Vergeten van de btw over intracommunautaire leveringen en diensten
Doe je zaken met bedrijven binnen de EU? Dan moet je vaak de btw verleggen naar de afnemer. Je geeft dan de intracommunautaire leveringen op in je btw-aangifte én in de opgaaf intracommunautaire prestaties, ook wel ICP genoemd. Een veelgemaakte fout is dat ondernemers deze leveringen of diensten vergeten mee te nemen in hun aangifte en dat losse ICP-formulier niet invullen, waardoor je een boete kan krijgen van de Belastingdienst.
Zorg er dus voor dat je een duidelijke administratie bijhoudt van al je leveringen en diensten aan EU-partners en vul de opgaaf ICP in naast je ‘gewone’ btw-aangifte. Of werk met een boekhoudprogramma dat die gegevens automatisch voor je integreert, zodat je niets vergeet. Je kan natuurlijk ook werken met een accountantskantoor dat dit allemaal voor je regelt.
Versturen van de aangifte na de deadline (of te laat betalen)
Je btw-aangifte op tijd indienen is belangrijk — én dat je op tijd betaalt wat je de Belastingdienst verschuldigd bent. Ben je te laat met het insturen en/of betalen, dan krijg je naheffingen en boetes. Let op: je krijgt geen betalingsverzoek na het insturen van je aangifte, maar bent zelf verantwoordelijk voor het overboeken van het juiste bedrag naar de juiste rekening.
Plan vaste momenten in om je btw-aangifte voor te bereiden en in te dienen. Met boekhoudsoftware is dit allemaal een stuk efficiënter, maar je kan ook je administratie bijhouden in een spreadsheet. Zorg er in ieder geval voor dat je al je facturen en bonnen ruim op tijd uitzoekt, zodat je niet op het allerlaatste moment in de stress schiet en te weinig belasting aftrekt óf omzet vergeet te melden. Schakel je een accountant in, dan heb je hier helemaal geen omkijken naar en hoef je — zoals in de software die wij gebruiken — alleen maar akkoord te geven en betaal je met één druk op de knop.
Vermelden van de onjuiste omzet
Bereken je je totale omzet verkeerd, bijvoorbeeld doordat je privé-uitgaven deed met je zakelijke rekening of doordat je administratie niet klopt, dan geef je een verkeerde omzet op. Dat betekent dat je te veel of te weinig belasting betaalt en dat kan leiden tot correcties en zelfs boetes. Controleer je administratie en verwerk al je inkomsten en uitgaven op de juiste manier of werk met een goede accountant die ervoor zorgt dat je zo min mogelijk belasting betaalt en het meeste fiscale voordeel behaalt.
Verzuimen om correcties door te voeren
Maakte je in een vorige aangifte een fout(je)? Dan moet je dat in je eerstvolgende aangifte corrigeren. Als je dat vergeet of je je er niet van bewust bent, kan dat later tot vervelende dingen leiden, zoals naheffingen en controles van de Belastingdienst.
Doen van btw-aangifte terwijl dat niet hoeft
Zet jij minder dan €20.000 om per jaar? Dan kom je in aanmerking voor de kleineondernemersregeling — vaak de ‘KOR’ genoemd. Je bent dan vrijgesteld van btw, wat betekent dat jij geen btw berekent aan je klanten. Dat klinkt als een feestje, maar het is goed om te beseffen dat je óók geen btw mag terugvragen over je inkopen. Wil je grote investeringen doen en verwacht je dat je al snel boven die €20.000 omzet uitkomt, dan is dat dus helemaal niet zo voordelig als dat het lukt. Je deelname aan de KOR geldt in principe voor drie jaar, je beslist zelf of je je daarvoor aanmeldt en je bent direct weer btw-plichtig als je omzet boven de €20.000 komt. Geef dit dus op tijd voor aan de Belastingdienst als je gedoe wil voorkomen.
Je nooit meer zorgen hoeven maken om je belastingen?
Wil je zeker weten dat je aangiftes altijd kloppen en dat je al het fiscale voordeel benut? Werk dan met ons samen. Zullen we een (virtuele) kop koffie doen? Dan bespreken we jouw mogelijkheden!