De fiscale bewaarplicht voor ondernemers: ben jij op de hoogte?

Elke ondernemer in Nederland heeft rechten en plichten. Eén van de plichten is dat je (fiscale) administratie goed op orde moet zijn. En met ‘goed op orde’ bedoelen we dat een inspecteur van de Belastingdienst zich niet door je administratie hoeft heen te worstelen, maar dat controle eenvoudig is. En dat dus ook binnen redelijke termijn. Waar moet jij als ondernemer op letten als we het hebben over de fiscale bewaarplicht?

Wat is de fiscale bewaarplicht voor ondernemers?

Je bent als ondernemer bij de wet verplicht om de Belastingdienst in staat te stellen je administratie te controleren, van de afgelopen zeven jaar. De kans dat een inspecteur van de Belastingdienst jouw administratie controleert, is niet heel groot. Er is namelijk een aanleiding voor nodig, zoals een in de ogen van de Belastingdienst verdachte aangifte of doordat je samenwerkt met iemand die al een onderzoek aan zijn broek heeft hangen. We raden je aan je administratie goed op orde te hebben — en dat is dus niet in grote ordners in een vergeten archiefkast. Je doet dat namelijk niet alleen voor de wet, het is ook heel slim voor jezelf. Je weet precies hoe het met je bedrijf gaat en dat is noodzakelijk als je de juiste beslissingen wil nemen.

Dit bewaar je om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen

Als je niet voldoet aan de bewaarplicht of niet meewerkt aan een controle, pleeg je een strafbaar feit. Het is dus best handig op de hoogte te zijn van wat je allemaal moet bewaren. In ieder geval deze basisgegevens moet je op orde hebben:
• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de voorraadadministratie
• de loonadministratie

Een uitzondering zijn de gegevens die over je onroerende zaken gaan. Dit moet je allemaal tien jaar bewaren. Je kan als administratieplichtige afspraken maken met de Belastingdienst. Bijvoorbeeld over een kortere bewaartermijn of tot op welk detailniveau je de gegevens moet bewaren. Dit geldt niet voor de basisgegevens.

Zo bewaar je je facturen om aan de bewaarplicht te voldoen

We gaven net al een tipje van de sluier: je bewaart je facturen niet in een grote order in een archiefkast of op je bureau. De bewaarplicht schrijft voor dat je facturen die voor de belastingheffing van belang zijn bewaart zoals ze ontvangen zijn. Dit betekent concreet dat je een digitale factuur niet (alleen) bewaart door het te printen en in een map te stoppen. Je bewaart de originele factuur én de mail waar de factuur als bijlage bij zit. Dan toon je aan dat je niet zelf nog aan de factuur hebt gesleuteld.

Let op: onthoud dat je dit zeven jaar lang moet bewaren. Gaat je computer in de tussentijd stuk en verlies je je bestanden, dan heb je een probleem. Maak dus goede back-ups of werk met een tool als bijvoorbeeld Exact.

Papieren facturen bewaren

Het is misschien een beetje uit de tijd, maar we ontvangen allemaal nog weleens facturen via de post. Hoe bewaar je die dan? Het goede nieuws is dat je ze mag digitaliseren. Wij weten precies waar we op moeten letten om de papieren factuur te vervangen door een digitale factuur. Je moet er namelijk voor zorgen dat de echtheidskenmerken van een factuur niet verloren gaan. Het beste is dus je bonnen en facturen ook in originele staat te bewaren. Wil je dit niet, dan ga je het beste over naar elektronisch factureren. Uiteraard helpen we je hierbij!

Jij ook een digitale administratie?

Grote kans dat je de stap naar een volledig digitale administratie wil maken. Wij werken al met digitale administraties en we helpen je er graag bij door het zo in te richten dat je altijd voldoet aan de fiscale bewaarplicht voor ondernemers. 


Tip: op de website van de Belastingdienst vind je veel meer informatie over administratie en de wettelijke eisen aan facturen. Natuurlijk weten wij er ook alles van, dus je mag ook altijd contact met ons opnemen.