Tips om effectief te vergaderen

Een frustratie van velen: een vergadering die na afloop nul actiepunten heeft opgeleverd en die ook nog eens veel te lang heeft geduurd. Het kost energie, tijd en dus geld. Daarom schreven wij een blogpost voor je met de beste tips om effectief te vergaderen!

Vergaderen is natuurlijk een goed middel om met je team te werken aan een groeiend bedrijf. Maar het is zonde als je daar niet met de juiste mensen zit, het te lang duurt en het resultaat niet is zoals je hoopte.

Houd je aan het doel van de vergadering

Bedenk vooraf altijd wat het doel is van de vergadering. Is het een brainstorm of is het doel knopen doorhakken? Kader af met wie je bij elkaar komt en waarom. Stel vast of het een beslissingsvergadering is, een mededelingsvergadering of een brainstormvergadering en bereid je daar goed op voor. Voor een vergadering waar je beslissingen neemt, is het efficiënt vooraf een samenvattend document te hebben dat de deelnemers vooraf moeten lezen. Dit scheelt uitlegtijd. Doe je alleen een mededeling? Maak een presentatie die niet langer is dan nodig en vertel vooraf dat vragen en opmerkingen achteraf mogen. Gaan jullie brainstormen? Lever vooraf een document aan met het onderwerp voor de brainstorm en bedenk welke brainstormtechniek jullie gebruiken. Stel ook een eindtijd en houd je daaraan.

Een goede agenda is goud waard

Welke onderwerpen móeten er op de agenda staan? Waar heb je input voor nodig en welke knopen hak je door? Maak een heldere agenda, deel deze vooraf met de deelnemers en plan een tijd in voor elk onderdeel. Een vergadering van een uur is al 12,5% van je werkdag. Doe je dit met acht man, dan kost dit dus in feite een hele werkdag. Wat ons betreft een goede reden om een agenda op te stellen en goed na te denken welke werknemers je uitnodigt.

Vergader op een goede locatie

Heb je in je kantoorpand een creatieve ruimte ingericht? Die is ideaal voor een brainstorm, maar minder geschikt voor een mededeling. En misschien wil je juist wel op een heel andere locatie vergaderen? Een andere omgeving en een hapje en een drankje doen soms wonderen voor de creativiteit, de werksfeer en het teamgevoel.

Vergader staand in plaats van zittend

Staand vergaderen zorgt ervoor dat je sneller besluiten neemt. Daarnaast is het gezond, aangezien we massaal te veel zitten. Haal je werknemers achter de computer vandaan, laat ze staan en sla op die manier twee vliegen in één klap!

Leg alles vast

Heb je iemand die notuleert tijdens een vergadering? Zorg er dan ook voor dat de notulen kort en krachtig zijn. Notuleer de besluiten en de actiepunten en formuleer alles SMART. In een volgende vergadering scheelt het tijd, omdat je je hersens niet hoeft te kraken over wat er precies afgesproken is.

Alleen voor de ondernemers die het écht willen maken

Wij zijn betrokken bij jouw groei. We staan voor gemak en we ontzorgen je. Niet alleen door naar je onderneming en financiën te kijken, maar ook door dergelijke tips te geven. Wil je meer weten over wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we het maximale uit je onderneming én uit jou halen.