Voor iedere ondernemer is betaald krijgen belangrijk. En toch is er nogal eens iets te doen rondom de facturen. Ze blijven ‘te lang’ openstaan of klanten betalen helemaal niet. Gelukkig kan je een hoop doen om ervoor te zorgen dat je je facturen betaald krijgt en nog redelijk rap ook. Lees onze tips en vergroot je kans op snelle betalingen.
1. Stuur zo snel mogelijk je factuur
Wist je dat je je facturen voor de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je je werk leverde moet versturen? Wacht sowieso niet te lang, want als je dat wel doet, geef je een signaal af: ‘ik vind de betaling niet zo belangrijk’. Je klant verwacht de factuur zodra ze je werk ontvangen en betalen is dan ‘on top of mind’. Wel goed om te doen: controleren of inderdaad alles afgerond is. Zo komt de factuur niet als een verrassing voor je klant.
2. Maak je factuur zo specifiek mogelijk
Je wil gewoon geen gedoe rondom facturen en betalingen. Maak je factuur daarom altijd zo specifiek mogelijk: waar betaalt je klant voor? Zorg ervoor dat er geen ruimte is voor het oproepen van vragen. Vermeld dus in het geval van een deelbetaling welk deel het is (bijvoorbeeld één van drie) en als je op uurbasis werkt, hoeveel uren je gewerkt hebt en wat je in al die uren deed.
3. Geef vooraf aan hoe je werkt en wat je doet
Werk je met een vaste prijs voor een bepaald project? Werk je op uurbasis? Wat je ook doet en hoe je dat doet: bespreek dat met je klant en leg het vast. Niets zo vervelend als de onaangename verrassing dat de factuur hoger uitvalt. Maak dus een goede offerte waarin je vastlegt wat je voor een bepaalde prijs doet én zorg voor een akkoord hierop. Schrijf daarin ook wat de betalingsvoorwaarden zijn en welke deadlines je afgesproken hebt. Zo maak je de kans dat er ongemakkelijke situaties ontstaan rondom de factuur zo klein mogelijk.
4. Ontdek wat jouw beste werkwijze is
Weet je van jezelf dat je wat chaotisch bent met factureren? Bekijk dan of het automatisch factureren via een boekhoudprogramma iets voor je is. Of vind je het juist fijn om de facturen handmatig te maken en te versturen? Bedenk ook wat je met herinneringen wil: ben jij iemand die het fijn vindt dat er automatisch een herinnering uitgaat als de betalingstermijn één dag verstreken is of stuur je liever zelf een e-mail om je klant nog een keer op de factuur te wijzen? Alles is goed, als het maar werkt voor jou.
5. Stel heldere betalingsvoorwaarden op
Het gebeurt nog weleens dat klanten er een eigen betaaltermijn op nahouden. ‘Wij betalen altijd binnen 90 dagen.’ Daarom is het belangrijk dat je je betalingsvoorwaarden schept én duidelijk maakt. Zet ze niet alleen op je factuur, maar neem ze ook op in je offerte en je algemene voorwaarden (die je altijd meestuurt met de offerte). Jij bepaalt welke betalingstermijn je hanteert. 30 dagen is vrij gebruikelijk, maar als jij liever voor 7 of 14 gaat, is dat natuurlijk ook goed. Neem ook mee wat je doet als de klant te laat betaalt: wil je bijvoorbeeld rente rekenen? En zo ja, vanaf wanneer?
6. Maak het je klant zo makkelijk mogelijk om te betalen
Het helpt je facturen snel betaald te krijgen als je het zo makkelijk mogelijk maakt. Maak bijvoorbeeld gebruik van een betalingsverzoek in de vorm van een QR-code op je factuur: de klant hoeft alleen maar te scannen en op de knop te drukken om het geld over te maken. Je kan dat ook combineren met een betaallink in de e-mail met je factuur.
7. Werk met aanbetalingen en eventueel zelfs korting
Aanbetalingen vragen: dat werkt. Het verkleint je risico — gaat een klant failliet of willen ze om een of andere reden niet betalen, dan ben je niet voor het héle bedrag het schip ingegaan. Wees niet bang om een aanbetaling te vragen, want jouw cashflow is net zo goed belangrijk. Wat sommige ondernemers ook doen: een korting geven voor snelle betalers. Denk aan 5% korting bij betaling binnen 24 uur.
8. Bewaak je grenzen
Hoe goed je ook je best doet en hoe briljant het werk dat je levert ook is — het komt waarschijnlijk een keer voor dat een klant niet betaalt. Omdat ze niet kunnen betalen of omdat ze onverhoopt ontevreden zijn. Zeker in langdurige samenwerkingen is dat lastig, want er is nog werk te doen, maar jij zit met de gebakken peren en zonder geld. Blijven werken voor een klant die (nog) niet betaalt, is een risico. Wees je daarvan bewust en voel je eigen grenzen. Weet dat je het werk stil mag leggen (en zet dit dus in je algemene voorwaarden) en nieuwe opdrachten of bestellingen mag weigeren totdat je het geld binnen hebt. Blijf ook niet te lang achter je facturen aan mailen en bellen, maar schakel hulp in van een jurist of een incassobureau. Houd er dan wel rekening mee dat de samenwerking daarna stopt.
Meer inzicht in je omzet en je administratie uitbesteden?
Ben je heel goed in wat je doet, maar vind je — net als veel andere ondernemers — het financiële stuk lastig? Of wil je gewoon graag dat een expert naar je omzet, cashflow en betalingen kijkt? Activaa helpt. Niet alleen met je facturen en administratie — ook door te ontdekken wat je kan doen om meer omzet en winst te draaien met je bedrijf. We helpen ook met businesscoaching. Zullen we een virtuele kop koffie doen en bekijken wat jouw mogelijkheden zijn?