Ondernemen: zelf doen of uitbesteden?

Voor veel ondernemers is het een tweestrijd: zelf doen of uitbesteden? Velen vinden het ook moeilijk om dingen uit handen te geven. En waar begin je? Hoe weet je wat je kan uitbesteden? Hoe vind je de persoon die bij jou past en die jouw taken kan overnemen? Of je nou wel of geen personeel hebt: uitbesteden kan heel verstandig zijn.

Als je overweegt werk uit te besteden, is het handig te kijken naar wat je eigenlijk allemaal precies doet. Welke dingen horen bij elkaar, waar krijg je energie van, wat kost in verhouding veel te veel tijd en waar stop je het liefst vandaag nog mee? In deze blogpost lees je meer over welke taken je kan uitbesteden, wanneer het slim is om dat wel én niet te doen en hoe je het goed doet, als je het doet.

Welke taken kan je uitbesteden?

Het beste nieuws: wat jij precies uitbesteedt, is helemaal aan jou. Een goede stelregel is dat je die dingen uitbesteedt die meer opleveren als iemand anders ze doet. Veel ondernemers beginnen met de boekhouding: een universele taak die elk bedrijf moet doen.

Eigenlijk is alles wat jij niet wil of kan doen wel uit te besteden. Denk aan…
• acquisitie
• copywriting
• marketing
• website-onderhoud
• boekhouding
• administratie
• klantencontact
• vormgeving

Als jij meer impact wil maken met je bedrijf, dan is het slim om niet meer alles zelf te doen. Richt je dan vooral op het werk waarmee jij die impact maakt en leg de randzaken bij anderen neer.

Hoe weet je of het beter is om je taken uit te besteden?

Zodra je begint met ondernemen, komt er een hoop op je af. Een website, een visitekaartje, klantenbeheer, klantenservice, boekhouding — en oja, er moet ook nog gewerkt worden. Op een gegeven moment vraag je je af hoe het efficiënter kan en dat is vaak door taken uit te besteden.

Wanneer het slim is om als ondernemer werk uit te besteden:
• de taak vereist kennis en kunde die jij niet hebt en ook niet op korte termijn kan aanleren — denk aan het opstellen van algemene voorwaarden en een privacyverklaring of het bouwen van een professionele webshop
• je hebt er telkens buikpijn van als je het moet doen, want je vindt het écht niet leuk of je snapt het niet (met de kans op fouten die ook aardig in de papieren kunnen lopen)
• je komt simpelweg tijd tekort
• je wil samenwerken met iemand die hetzelfde doet als jij om meer klanten te kunnen bedienen
• je wil je netwerk vergroten

Soms is het wel echt slimmer om bepaalde dingen zelf te blijven doen. Bijvoorbeeld omdat het niet per se bij het werk past dat je verkoopt, maar omdat je er wel heel veel energie van krijgt. Of omdat je je ergens in wil ontwikkelen. Heb je de taken die je wil uitbesteden helder? Om überhaupt werk over te kunnen dragen, heb je drie dingen nodig.

De kunst van het loslaten

Je bent je bedrijf begonnen met een passie. Je bent ergens goed in en je wil iets bijdragen aan het leven van je klanten. Vaak zijn we er dan ook van overtuigd dat we zelf ons werk het beste doen. En dat is een ego-dingetje dat je los mag laten. Net zoals de overtuiging dat werk overdragen veel meer tijd kost dan ‘even zelf doen’. Dat klopt ergens wel — in het begin steek je veel tijd in een goede overdracht en een fijne samenwerking. Maar als het eenmaal loopt, dan win je er alleen maar tijd en energie mee.

Laat ook het idee los dat je klanten alleen met jou willen communiceren. Als je zelf niet dol bent op klantenservice verlenen en je hier iemand voor vindt die er onwijs goed in is, dan is er echt niemand die per se wil dat jij het oppakt.

Geld en tijd

Misschien een open deur, maar je hebt wel geld en tijd nodig om werk uit te besteden. Want degene die de klusjes voor je opknapt wil betaald worden én je hebt tijd en ruimte nodig om af te stemmen wat er moet gebeuren en hoe. Plan dit dus in, want iemand laten zwemmen en maar hopen dat het goed komt — dat werkt niet.

Houd wel in gedachten dat werk uitbesteden ook geld en tijd oplevert. Want in de tijd dat iemand anders voor jou werkt, kan jij bezig gaan met de dingen waar jij in uitblinkt. En als dat een paar honderd euro meer oplevert dan wanneer jij zelf 10 posts voor sociale media aan het maken was, heb je je investering alweer terugverdiend. Soms moet je dus niet wachten tot je het makkelijk kan betalen, maar loont het om het om te draaien: door uitbesteding meer verdienen — en zo steeds verder uitbouwen.

Handige tips bij uitbesteden van werk

Goed, je hebt de knoop doorgehakt: je gaat werk uitbesteden. Je weet ook al welke taken, maar nu loop je misschien wel even vast of krijg je koudwatervrees. Straks loopt alles in de soep! Zoals je weet: een goede voorbereiding is het halve werk — en een soepele uitbesteding van werk. Met deze tips weet je zeker dat het lukt.

Weet wat je uitbesteedt

Je besteedt de taak wel uit, maar dat betekent niet dat je er nooit meer naar om hoeft te kijken. Het is slim je te verdiepen in wat je uitbesteedt, want zo lukt het je beter om iemand anders aan te sturen. Neem als voorbeeld het bewerken van een podcast. Als jij geen idee hebt wat de mogelijkheden zijn, is het ook lastiger het werk te beoordelen. Door zelf wat ervaring op te doen in het werk dat jij overdraagt, is het efficiënter anderen aan te sturen én is het eindresultaat beter.

Werk samen met iemand waar je een klik mee voelt én die goed werk levert

Veel mensen willen samenwerken met iemand waar je een klik mee voelt. Dat is natuurlijk ook fijn, want er telkens tegenop zien om contact met iemand op te nemen waar je mee samenwerkt — dat is niet handig. Maar let er wel op dat je niet alleen daarvoor gaat. Je wil dat je werk goed gebeurt, dus kies voor iemand die goed werk levert en waar je een klik mee voelt. Wat degene voor jou doet moet passen bij jou en jouw bedrijf — zeker als het gaat om werk dat je (potentiële) klanten zien.

Blijf in contact

Uitbesteden staat niet gelijk aan uit handen geven en nooit meer naar omkijken. Zelfs als het gaat om een taak die je écht niet leuk vindt, is het aan te raden om betrokken te blijven. Of je het werk nu wel of niet zelf uitvoert: het is en blijft onderdeel van jouw bedrijf. Praat dus met je assistent, je boekhouder, je tekstschrijver, je webbouwer en je vormgever.

Blijf ook je verwachtingen uitspreken en geef duidelijke instructies. Als jij een uitzoekklus aan je virtueel assistent geeft en het naar jouw idee veel te lang duurt, dan ben je waarschijnlijk niet helder genoeg geweest. Grote kans dat je assistent grondig onderzoek doet en zo volledig mogelijk wil zijn, terwijl jij het idee had dat een half uurtje artikelen lezen wel voldoende was. Wees duidelijk wat je verwacht: qua oplevering, kwaliteit en de tijd die je eraan wil laten besteden.

Boekhouding, administratie, juridische kwesties en strategische hr-zaken uitbesteden?

Wil jij je niet verplicht en niet te veel bezighouden met allerlei zaken rondom je financiën, je administratie, contracten of juridische kwesties? Bij Activaa hebben we alles in huis om het beste uit jou en je onderneming te halen, terwijl we je ook nog ontzorgen. Benieuwd naar meer? Neem dan contact met ons op.