De werkkostenregeling: benut jij de ruimte die je al hebt?

Een regeling die vaak blijft liggen

In het kort

• De werkkostenregeling geeft je ruimte om personeel belastingvrij extra's te geven.
• Veel ondernemers benutten deze ruimte niet volledig of overschrijden hem juist.
• Check periodiek je vrije ruimte, zeker ook bij het aannemen van nieuw personeel.

Als ik met ondernemers praat over personeel en salaris, gaat het al snel over loonkosten en cao's. Maar er is één regeling die bijna altijd onderbelicht blijft: de werkkostenregeling. Terwijl die je juist kansen geeft om jouw mensen iets extra's te geven, zonder dat dit je per se meer kost.

Wat houdt de werkkostenregeling ook alweer in?

Via de werkkostenregeling kun je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan personeel belastingvrij geven, binnen een vastgestelde vrije ruimte. Denk aan een kerstpakket, een bedrijfsfitnessabonnement, een bos bloemen bij een jubileum of een thuiswerkvergoeding. Blijf je binnen die ruimte, dan betaal je daar geen extra belasting over. Ga je eroverheen, dan volgt een naheffing.

Waarom dit vaak misgaat

In de praktijk zie ik twee dingen misgaan. Het eerste: ondernemers gebruiken de ruimte niet volledig, terwijl ze die vergoedingen eigenlijk best willen geven. Geld dat je had kunnen inzetten voor je team, blijft dan onbenut liggen. Het tweede: er wordt juist te veel vergoed, zonder dat iemand de ruimte goed bijhoudt. Dan volgt er aan het einde van het jaar alsnog een onverwachte naheffing.

Wat je er concreet mee kunt

Het mooie is dat de werkkostenregeling best flexibel is. Je bepaalt zelf welke vergoedingen je binnen de vrije ruimte onderbrengt. Dat maakt het een handig instrument om personeel te binden en te waarderen, zonder dat het je brutoloon of je loonkosten structureel verhoogt.

• Breng je vergoedingen en verstrekkingen bij: wat geef je nu al, en valt dat onder de regeling?
• Check periodiek hoeveel vrije ruimte je nog hebt, niet pas in december.
• Bekijk of een extraatje voor je team fiscaal slimmer kan dan een loonsverhoging.

Personeel aannemen? Denk dit meteen mee

Ga je binnenkort iemand aannemen, dan is dit een goed moment om ook je arbeidsvoorwaarden en vergoedingenbeleid in één keer goed in te richten. Dat scheelt je later gedoe en geeft je nieuwe medewerker meteen duidelijkheid.

Wil je weten hoeveel vrije ruimte jij dit jaar nog hebt, of hoe je de werkkostenregeling slim inzet voor jouw team? Neem gerust contact met me op, dan kijken we er samen naar.