Groei is voor veel ondernemers het belangrijkste bedrijfsdoel. Maar zonder de juiste voorbereiding kan opschalen zomaar uitmonden in een chaos die niet meer te overzien is. Denk aan inefficiënte processen, overbelaste mensen en een gebrek aan structuur. Zaken die jóuw zaak veel geld kosten. In deze blogpost lees je hoe je je bedrijf klaarstoomt voor groei, zonder de controle te verliezen.
1. Standaardiseer en automatiseer processen
Stel dat je een contentbureau bent en je alle facturen nog met de hand opmaakt in bijvoorbeeld Word. Als kleine ondernemer red je dat nog wel, want je verstuurt geen tientallen facturen per dag. Zodra je meerdere facturen per dag verstuurt, is het de hoogste tijd om dat te automatiseren. Met één druk op de knop verstuur je met je automatische factureringstool je rekeningen en houd jij meer tijd over voor onder meer strategische taken.
Veel kleine(re) bedrijven werken met losse systemen en voeren handmatige taken iedere keer opnieuw zelf uit. In het begin is dat meer dan prima, maar zodra je groeit en dit veel meer werk gaat kosten, kosten deze inefficiënte workflows je dus zo veel tijd dat het je geld kost. Zorg daarom dat je processen gestandaardiseerd en geautomatiseerd zijn om ruimte te maken voor de groei die je voor ogen hebt — of misschien zelfs al doormaakt.
Zorg voor…
• projectmanagementtools zoals Trello, voor een gestroomlijnd werkproces waarbij iedereen op de hoogte is van diens taken en de voortgang
• CRM-systemen zoals HubSpot om klantrelaties efficiënt te beheren, want zij zijn tenslotte de slagader van je onderneming
• boekhoudsoftware als Yuki om financiële administratie te automatiseren
2. Bouw een schaalbaar team
Als zzp’er deed je alles zelf: van het klantcontact tot ontwerpen en het coderen. Krijg je meer klanten, dan houd je je eigen groei tegen als je niets wil uitbesteden. Je verliest het overzicht, raakt deadlines uit het oog en hebt een probleem als een project uitloopt of later start. Zet je een projectmanager in, dan focus jij je op je expertise en maak je je beste werk, terwijl de teamlid het andere werk uit handen neemt.
Personeel aannemen, of het nu voor vast is of met een flexibele ‘schil’ van freelancers, zorgt ervoor dat je de dingen kan doen waar jij het beste in bent. Maar doe je dit zonder duidelijke structuur? Dan ontstaat er rolverwarring en dat leidt tot verminderde productiviteit.
Voordat je de stap zet naar het bouwen van een schaalbaar team, is het aan te raden om dit te doen:
• maak een duidelijk organogram waarin taken en verantwoordelijkheden vastliggen, dan weet je zeker dat je niets mist en dat iedereen weet wat er verwacht wordt
• zet niet alléén in op groei in aantallen van nieuwe mensen, maar zorg ook dat je bestaande medewerkers zich kunnen ontwikkelen
• bekijk of je wel echt een medewerker nodig hebt voor de specifieke functie — of kan je de taak beter laten uitvoeren door een extern bedrijf of leverancier, zoals wij alles rondom je financiën uit handen nemen?
3. Investeer slim en realiseer financiële buffers
Groei komt door te investeren en door te groeien kan je weer meer investeren. Zonder goede financiële planning kan dat nog weleens misgaan. Denk aan een ondernemer die een webshop runt — als-ie wil opschalen, moet hij meer voorraad inkopen. Heb je dan geen buffer, inzicht in de cashflow en/of idee van wanneer het risico wel of juist niet te nemen is, dan loop je het risico op financiële problemen.
Schaal op zonder chaos met deze financiële tips:
• maak een cashflow-overzicht, zodat je weet welke investeringen haalbaar zijn
• onderzoek welke financieringsopties voor jou werken
• optimaliseer je marges en prijzen om onderaan de streep genoeg winst over te houden waar je een buffer mee kan aanleggen
4. Creëer een sterke bedrijfscultuur
Een (snel)groeiend bedrijf is fijn én brengt uitdagingen met zich mee. Als jouw bedrijf grote stappen zet, kan het zijn dat je medewerkers zich minder betrokken voelen. De sfeer en de cultuur in het bedrijf veranderen, simpelweg doordat je andere of meer verantwoordelijkheden krijgt en alles meer volgens een bepaalde structuur moet gebeuren om het overzicht te bewaren en te bewaken. Organiseer daarom bijvoorbeeld maandelijkse teammeetings en groeigesprekken, zodat je team verbonden blijft met en betrokken blijft bij de visie van je bedrijf.
Hoe goed je het ook doet en hoe sterk je organisatie ook is: groei betekent verandering en verandering kan zomaar weerstand oproepen bij je team. Zorg er daarom voor dat je dit doet:
• schrijf en implementeer duidelijke communicatieplannen met duidelijke -kanalen en betrek je mensen bij de toekomst
• bewaak je bedrijfscultuur en kernwaarden, zodat je medewerkers gemotiveerd blijven
• bied je collega’s de ruimte om te groeien en initiatief te nemen
Samenwerken aan groei, zodat je je plezier, winst en vertrouwen maximaliseert?
Vind je het prettig om een team naast je te hebben staan dat zich bezighoudt met je administratie, je financiële doelen, je fiscale voordelen en je doelen? Activaa helpt je graag met een effectieve bijdrage aan je plannen voor je omzetgroei. Niet alleen door te kijken naar je cijfers, maar ook door je te coachen en je te voorzien van het beste advies. Kop (virtuele) koffie doen en je mogelijkheden bespreken? Vinden we leuk!