“Als ik het niet zelf doe, dan gaat het misschien wel mis.” Iedere ondernemer dacht dit weleens — of denkt het nog steeds zo nu en dan. Grote kans dat ook jij gewend bent alles zelf te controleren, iedere knoop door te hakken en elk detail te bewaken met je (ondernemers)leven. Dat bracht je waar je nu bent. Maar het kan je ook tegenhouden om verder te groeien. Dat is het tegenstrijdige aan succesvol ondernemen: om écht controle te behouden, moet je de controle leren loslaten. En dat is misschien wel één van de moeilijkste dingen om te doen. Het goede nieuws? We helpen je er in deze blogpost bij.
Waarom is loslaten zo moeilijk (voor ondernemers)?
Als ondernemer ben je gewend om alles zelf op te lossen. In de beginfase van je bedrijf was dat ook noodzakelijk — je had geen andere keuze, want je was vaak op jezelf aangewezen. Maar deze instelling kan een valkuil worden als je bedrijf groeit.
Die valkuil ontstaat door een combinatie van perfectionisme, angst, ego en gewoonte. ‘Niemand kan het zo goed als ik’, ‘als ik het niet controleer, gaat het mis’, ‘het is míjn bedrijf, dus ik moet alles weten’ en ‘ik heb het altijd zo gedaan’.
De verborgen kosten van niet-loslaten
Altijd alles zelf (willen) controleren, kost meer dan je denkt. Je besteedt je toch al kostbare en vaak schaarse tijd aan taken die anderen kunnen doen.
En…
• terwijl jij details checkt, mis je strategische kansen
• medewerkers groeien niet of nauwelijks als ze geen verantwoordelijkheid krijgen
• je raakt mentaal uitgeput door de stress
• je bedrijf komt stil te staan
Een voorbeeld: de eigenaar van een marketingbureau las letterlijk elke e-mail die zijn team verstuurde. Deze ‘kwaliteitscontrole’ kostte hem 2 uur per dag. Toen hij stopte met deze controle en vertrouwde op zijn team, kon hij die tijd besteden aan het werven van nieuwe klanten. Het resultaat: de omzet groeide met 40% in 6 maanden, terwijl de kwaliteit van de e-mails gelijk bleef.
Het verschil tussen loslaten en grip verliezen
Loslaten betekent niet dat je geen controle meer hebt. Het betekent wél dat je controle uitoefent op een slimmere manier.
Slechte controle (micromanagement):
• iedere e-mail checken
• elk gesprek bijwonen
• alle uitgaven goedkeuren
• elke beslissing nemen
Goede controle (systemische controle):
• stel duidelijke kaders
• plan regelmatige reviews
• monitor je KPI’s
• krijg uitzonderingsrapportages
Praktisch voorbeeld: in plaats van elke factuur te controleren, creëer je een een systeem waarbij facturen boven een bepaald bedrag automatisch ter goedkeuring kwamen. Facturen onder dat bedrag verwerk je automatisch eb daarvan krijg je wekelijks een overzicht. Hij behield controle over de grotere uitgaven, maar werd niet meer telkens uit zijn concentratie gehaald voor kleine bedragen.
De kunst van het loslaten
Loslaten doe je niet één keer en ook niet ín één keer. Het werkt het beste als je het stap voor stap doet. Doe het bijvoorbeeld in deze vier fases.
1. Analyseer wat je doet
Houd een week bij wat je allemaal precies doet — en dan ook echt álles. Verdeel ze in:
• alleen ík kan het (strategische beslissingen en belangrijke klantgesprekken)
• ik kan dit het beste (complexe problemen oplossen, nieuwe ontwikkelingen)
• iedereen kan dit (routinetaken, administratie)
2. Start met het eenvoudige Begin met taken uit de categorie ‘iedereen kan dit’. Kies taken waar de impact van fouten klein is.
Voorbeelden: beantwoorden van e-mails, versturen van facturen of het plaatsen van posts op sociale media.
3. Creëer systemen en processen
Voor elke taak die je wil delegeren, doe je het volgende:
• documenteer hoe het moet
• creëer checklists
• stel kwaliteitseisen op
• bepaal controlemomenten
4. Train en vertrouw
Tijd om je mensen te trainen, zodat je ze met een gerust hart kan vertrouwen.
Train ze, of huur extern training in, laat ze het werk doen terwijl jij meekijkt, geef ze feedback en verfijn het proces.
Praktische tools voor slim loslaten
Zoals gezegd: loslaten doe je niet maar en ook niet ín één keer. Gelukkig zijn er handige en praktische tools die je helpen om het slim aan te pakken.
1. Gebruik bijvoorbeeld het RACI-model
Voor elke belangrijke activiteit bepaal je:
• responsible: wie doet het werk?
• accountable: Wie is eindverantwoordelijk?
• consulted: wie moet je raadplegen voordat je de beslissing neemt of de actie uitvoert?
• informed: wie moet geïnformeerd worden?
2. Creëer duidelijke beslissingsniveaus Zo heb je zelf alleen omkijken naar de dingen waar jij echt direct voor nodig bent.
Denk aan…
• niveau 1: team beslist zelfstandig (tot €200)
• niveau 2: teamleider beslist (€200-€2.000)
• niveau 3: ik beslis (boven €2.000)
3. Krijg alleen updates over uitzonderingen
In plaats van alles te controleren, krijg je alleen updates over:
• budgetoverschrijdingen
• klachten
• deadline-problemen
• ongewone situaties
Het psychologische aspect van loslaten
Loslaten is niet alleen operationeel, het is ook emotioneel. Je bedrijf voelt bijna als je baby — het is moeilijk om anderen te vertrouwen met je ‘kind’.
Angst dat het misgaat, schuldig voelen als je niet alles controleert, jaloezie als anderen succesvol zijn in ‘jouw’ taken, eenzaamheid door minder betrokkenheid — deze gevoelens zijn normaal. Elke succesvolle ondernemer heeft ze gehad. Het verschil is dat succesvolle ondernemers door deze gevoelens heen werken.
Je weet dat het loslaten werkt als je…
• team zelfstandig goede beslissingen neemt
• alleen écht nodig bent bij echte problemen
• (meer) tijd hebt voor strategische planning
• met een gerust hart een week weg kan, zonder dat alles stil komt te liggen
• stress afneemt in plaats van toeneemt
Loslaten is een vaardigheid die je leert door het te doen. Begin klein, wees geduldig met jezelf en je team, en onthoud: echte controle krijg je door controle te delen, niet door alles zelf te doen.
Want de beste ondernemers zijn niet degenen die alles zelf doen — het zijn degenen die anderen in staat stellen om geweldig werk te doen.
Wil je samenwerken aan groei, zodat je je plezier, winst en vertrouwen maximaliseert?
Begin eens met het analyseren van je 10 meest winstgevende klanten van het afgelopen jaar. Wat hebben ze gemeen? Dat is het begin van je ideale klantprofiel. Want tijd en energie zijn je grootste goed als ondernemer. Door ze in te zetten op de juiste klanten, bouw je niet alleen een winstgevender bedrijf, maar ook een leven dat je energie geeft in plaats van wegneemt.
Vind je het prettig om een team naast je te hebben staan dat zich bezighoudt met je administratie, je financiële doelen, je fiscale voordelen en je doelen? Activaa helpt je graag met een effectieve bijdrage aan je plannen voor je omzetgroei. Niet alleen door te kijken naar je cijfers, maar ook door je te coachen en je te voorzien van het beste advies. Kop (virtuele) koffie doen en je mogelijkheden bespreken? Vinden we leuk!