Ieder bedrijf heeft hetzelfde doel: winst draaien. Want, je winst is het bestaansrecht van je organisatie. En toch laten we massaal geld liggen. Niet alleen door niet te weten hoe je zo efficiënt mogelijk boekhoudt, maar ook doordat we veel tijd en geld verliezen door de manier waarop we werken. Efficiëntie verhogen binnen je bedrijf zorgt voor lagere kosten en hogere winsten — en, minstens zo belangrijk: meer werkplezier! Deze 5 stappen zorgen ervoor dat jij efficiënter werkt en dus meer werk verzet in minder tijd.
Wat is efficiënt werken eigenlijk?
We denken vaak dat we ‘lekker productief zijn’ als we de hele dag aan het werk zijn. Weinig pauze, van de ene afspraak naar de andere en het liefst na het avondeten nog even de laptop openklappen, Dat is niet wat efficiënt werken is. Wat is het dan wel? De ‘juiste’ dingen ‘goed’ doen: slimmer werken, meer werk gedaan krijgen met minder, projecten draaien met kosten die kloppen — en ga zo maar door.
Efficiënte medewerkers, teams en organisaties…
• werken doelgericht
• investeren in resultaten
• focussen op de klant
• zien het werk in het grote geheel
• omarmen automatisering
• meten vooruitgang met specifieke en relevante data
Efficiënt werken is dus ook effectief werken. Ben je wel heel efficiënt, maar niet effectief, krijg je misschien wel veel gedaan met weinig, maar werk je aan de ‘verkeerde’ dingen. Een voorbeeld van wel efficiënt, maar niet effectief werken: je zet in een dag een belangrijke presentatie om je bedrijf te pitchen in elkaar, maar de inhoud komt niet overeen met de wensen van de potentiële klant. Werk je niet efficiënt, maar wél effectief? Dan werk je aan een demonstratie, maar kost het je ruim een week, waardoor de potentiële klant ontevreden is over hoelang het duurde. Werk je efficiënt én effectief? Dan werk je met een fijne workflow, bouw je in de afgesproken, relatief korte tijd wat je potentiële klant nodig heeft en pitch je dit met het gewenste resultaat: een goede samenwerking!
Maar hoe werk je nou efficiënt (en effectief)?
1. Verbind je doelen met je dagelijkse werk
Je werk is pas efficiënt en effectief als je begrijpt wat je doet en dat dat de doelen van je bedrijf beïnvloedt. Daarom is het belangrijk dat je zicht hebt op wat je taken bijdragen aan de missie, visie en resultaten. Maak helder wat te doelen zijn en welke taken erbij horen, zorg dat iedereen de benodigde informatie heeft en het werk doet dat het belangrijkst is.
2. Vind uit wat voor verbetering vatbaar is
Houd in de gaten of dat wat je doet ook daadwerkelijk de resultaten brengt die je wil zien. Efficiënt werken kan je alleen als je duidelijke doelen, verwachtingen én snel inzicht hebt. Wat is voor verbetering vatbaar? Trap niet in de valkuil dat je ergens niet meer naar omkijkt, omdat je ‘het al jaren zo doet’, want dat is juist een reden om er weer eens goed naar te kijken. Maak overzichtelijk en inzichtelijk wat die dagelijkse werkzaamheden kosten én opleveren, neem je processen onder de loep en houd je kosten, omzet en winst scherp voor ogen.
3. Spreek duidelijk je verwachtingen uit
Iedereen heeft eigen taken en verantwoordelijkheden en, als het goed is, werkt iedereen iedere dag aan het zo goed mogelijk uitvoeren hiervan. Maar… als jij dagenlang hard werkte aan die presentatie uit de voorbeelden van net en je collega iets anders verwachtte, is-ie toch teleurgesteld. Wist jij dit niet, dan is dit natuurlijk hartstikke zonde en vooral: onnodig.
Stel je geen duidelijke doelen en spreek je je verwachtingen niet uit, dan is de kans groter dat projecten niet de resultaten krijgen die ze zouden moeten hebben. En dat betekent inefficiënt werken: het werk moet vaker aangepast én opnieuw bekeken worden, want tijd, energie, frustratie en uiteraard geld kost. Begin dus alles met duidelijke verwachtingen en hoe je de resultaten meet of bekijkt.
Je snapt: communicatie is hier de sleutel. Begrijp je iets niet, hebben jullie andere belangen? Dan ligt frictie en inefficiëntie op de loer. Alle medewerkers moeten met de neuzen dezelfde kant op staan en werken aan de doelen die je bij de eerste stap bedacht.
4. Automatiseer en optimaliseer je bedrijfsprocessen
Iedere dag hetzelfde mailtje tikken? Telkens dezelfde vragen beantwoorden? Handmatig cijfers bijwerken? Zonde van je tijd! Bekijk of er software is dat dit van je overneemt — of dat het op een andere manier handiger kan. Vaak dezelfde vragen naar aanleiding van een pagina op je website? Vermeld het antwoord dan ook daar. Collega’s die vaak hetzelfde vragen? Maak een FAQ op jullie intranet. Een boekhoudprogramma waar je bonnen en facturen makkelijk uploadt en je aan het einde van de maand niet nog schoenendozen vol hoeft uit te pluizen. Nieuwe klanten handmatig informatie toesturen? Een e-mailmarketingprogramma biedt uitkomst. Er zijn honderden oplossingen waarmee je meer werk verzet in minder tijd.
5. Word iedere dag een procent beter
James Clear, een expert op het gebied van gewoontes, bracht dat echte verandering komt door honderden kleine veranderingen. Van iedere dag 1 bladzijde schrijven, beginnen met 2 push-ups als je fitter wil worden — iedere dag doe je iets dat je helpt bij je grotere doelen. Ze lijken in eerste instantie niet eens merkbaar, soms niet eens zichtbaar, maar door het voor langere tijd te doen, brengen ze grote resultaten met zich mee. Maar hoe doe je dat? Door gewoontes te creëren in vier simpele stappen:
• maak het overduidelijk
• maak het aantrekkelijk
• maak het gemakkelijk
• maak het bevredigend
Door dat te doen, word je iedere dag één procent beter. Moet je nagaan wat dat na een jaar voor je doet!
Klaar voor nog meer efficiëntie en daarmee bedrijfsgroei?
Wil je meer verkopen, meer omzet draaien en je winst maximaliseren? Activaa helpt. We helpen je met het verbeteren van je cijfers, administratie en bieden een sterk staaltje businesscoaching. Zullen we een virtuele kop koffie doen en bekijken wat jouw mogelijkheden zijn?