Als ondernemer heb je áltijd iets te doen. En daar komen de e-mails nog eens bovenop. Genoeg onderwerp voelen zich overweldigd door een stroom aan e-mails, met een rommelige inbox, stress en een eindeloze actielijst tot gevolg. Terwijl het niet heel ingewikkeld is om iedere dag te starten met een lege inbox en daarmee rust in je hoofd. Met de tips in deze blogpost werk je effectiever en ligt je focus op je dagelijkse taken en het behalen van je doelen.
1. Check je e-mail op bepaalde momenten — en niet te vaak
Onze grootste afleiding? Notificaties. Zodra er een bericht binnenkomt, ben je afgeleid en het kost je veel tijd om weer terug te komen in het werk dat je aan het doen was. Zet daarom je notificaties uit en controleer je inbox twee of drie keer per dag. Tenzij het voor jouw werk echt essentieel is om zo snel mogelijk op mails te antwoorden, uiteraard. Vind je het belangrijk aan verwachtingsmanagement te doen? Wat voor sommige mensen fijn werkt: in je e-mailhandtekening zetten dat je je mailbox op bepaalde momenten bekijkt en dat een reactie daardoor niet direct komt.
2. Stel prioriteiten
De efficiëntste selectie is die aan de poort: direct bij het bekijken van de e-mail beslissen of en wanneer je er iets mee moet. Deze vragen helpen je bij het bepalen van de prioriteit:
• draagt deze e-mail bij aan mijn doelen?
• is het jóuw verantwoordelijkheid er iets mee te doen — zo nee, stuur ‘m dan direct door naar degene die er wel over gaat
• is het urgent en moet de actie vandaag worden uitgevoerd of kan het later?
• móet het niet vandaag, maar kan je het wel binnen twee minuten uitvoeren, doe het dan gelijk
• is de e-mail voor jou niet zo belangrijk, maar kan de afzender pas verder met jouw (korte) antwoord — handel het ook dan het liefst gelijk af
3. Plan je taken in
Het is zonde van je tijd om een e-mail meerdere keren te openen — zeker als je er vervolgens niets mee doet. Daarom is het efficiënt de e-mail meteen te labelen of in een map te plaatsen. Of, als de taak maximaal twee minuten duurt, direct af te handelen. • Is de e-mail iets voor vandaag? Plaats ‘m dan in de map ‘Urgent’ of een andere titel die aangeeft dat je het zo snel mogelijk afhandelt. • Is de e-mail niet jouw verantwoordelijkheid, stuur ‘m dan direct door naar degene die er wel over gaat of, als je dagelijks veel mails moet doorsturen en/of er tekst en uitleg bij wil geven, plaats ze in de map ‘Delegeren’. • Is de mail voor een later moment? Zet hem in de map ‘Plannen’ (of ‘Later’, of een andere titel die jou duidelijkheid geeft.) • Hoef je eigenlijk niets met de mail, maar is-ie puur informatief, archiveer ‘m dan.
4. Werk met een realistische takenlijst
Met alleen doorsturen en verslepen, ben je er nog niet. Dus is het zaak om het bekijken van die mappen op je takenlijst te zetten, zodat je de taken ook echt uitvoert. Waar de een het heel prettig vindt om met een papieren planner of actielijst te werken, werkt het voor een ander beter om het digitaal te doen. Kies voor wat jij het fijnste vindt, want dan is het ook het makkelijkst vol te houden. Haal alles uit je hoofd, want wat je daar bewaart, kost kostbare ruimte die je beter voor andere dingen gebruikt. Wist je dat werken met een actielijst ervoor zorgt dat je 20 tot 30% meer bereikt in dezelfde tijd? Bekijk wat voor jou prettig is: de taken op een bepaald tijdstip plannen, op het moment zelf een taak kiezen waar je zin in hebt of je dagdelen een thema meegeven, zoals in de middag taken doen die weinig energie en/of creativiteit vragen, omdat je daar om een uur of vier niet meer zo veel van hebt. Plan realistisch! Je werkdag voor de volle 100 procent volplannen, zorgt ervoor dat je iedere dag iets moet doorschuiven. Er komt namelijk altijd wel iets tussendoor of een taak loopt uit, waardoor je je takenlijst niet afkrijgt. Time bijvoorbeeld je taken om een goed beeld te krijgen van hoelang jij ergens over doet, zodat je weet of je bijvoorbeeld die ene klus wel afkrijgt voor de lunch of voor het eind van de werkdag.
Wil je een stijgende lijn in je productiviteit én in je omzet? Activaa helpt!
Wil je dat iemand met je meekijkt naar je (financiële) doelen en hoe je ze behaalt? Neem gerust contact met ons op. We zijn dol op goede koffie, goed ondernemen en goede gesprekken.