Vrijwel iedere ondernemer begint de dag bomvol goede intenties en een lijstje met dingen die je vandaag écht wil en gaat afvinken. Maar voordat je het weet, is de dag voorbij en heb je het gevoel dat je weinig echt nuttigs deed. Je raakt afgeleid, blijft hangen in details of besteedt te veel tijd aan taken die je eigenlijk niet verder helpen. Dat is wat we bedoelen met ‘verspilde tijd’.
Gelukkig kun je met een paar slimme aanpassingen je workflow optimaliseren en meer gedaan krijgen in minder tijd. In deze blog ontdek je praktische tips om verspilde tijd te vermijden en efficiënter te werken. Want een strakkere workflow betekent meer ruimte voor wat écht belangrijk is – zowel zakelijk als privé.
Wat is verspilde tijd precies?
Verspilde tijd is niet alleen scrollen op sociale media of eindeloos je mailbox verversen en e-mails checken. Het is ook…
• werken aan taken die niet bijdragen aan je doelen
• constant schakelen tussen taken waardoor je focus verliest.
• bijwonen van (voor jou) onnodige vergaderingen bijwonen of wachten op input van anderen
Met andere woorden: verspilde tijd is alles wat je weghoudt van impact maken. En het sluipt erin, vaak zonder dat je het doorhebt.
Waarom verspillen we zo veel tijd?
Het vermijden van verspilde tijd begint met begrijpen waarom het gebeurt. Een paar van de meestvoorkomende oorzaken?
1. Gebrek aan prioriteiten
Als je niet duidelijk voor ogen hebt wat écht belangrijk is, besteed je automatisch tijd aan minder belangrijke dingen.
2. Afleiding
Of het nu meldingen op je telefoon zijn of collega’s die langslopen, afleidingen halen je uit je flow.
3. Perfectionisme
Soms blijf je hangen in details omdat je bang bent dat iets niet goed genoeg is. Resultaat? Te veel tijd aan een relatief kleine en onbelangrijke taak besteden.
4. Geen duidelijke workflow
Zonder een systeem om je werk te organiseren, verlies je tijd aan schakelen en chaos.
Hoe vermijd je verspilde tijd?
Gelukkig is er iets aan te doen! Onder meer met deze zes praktische tips om slimmer te werken en verspilde tijd tot een minimum te beperken.
1. Stel heldere prioriteiten
Start je dag met het bepalen van je 3 belangrijkste prioriteiten. Wat zijn de belangrijkste taken die je vandaag af wilt hebben? Schrijf ze op en focus daarop. Laat alles wat minder urgent is, even liggen.
Tip: gebruik de Eisenhower-matrix om te bepalen wat dringend én belangrijk is. Alles wat niet in die categorie valt, kan vaak later of kan je zelfs laten vallen of uitbesteden.
2. Werk in blokken
Plan je dag in blokken waarin je je volledig richt op één taak of soort werk. Bijvoorbeeld: e-mails beantwoorden tussen 9:00 en 9:30 en daarna een uur aan een belangrijk project met impact werken.
Zo schakelen je hersenen minder tussen taken, waardoor je er niet telkens ‘weer in hoeft te komen’ en daarmee efficiënter werkt.
3. Elimineer afleidingen
Afleidingen zijn de vijand van focus. Zet meldingen uit, werk op een rustige plek, en maak duidelijke afspraken met collega’s over wanneer je niet gestoord wil worden.
Gebruik apps of een Pomodoro-timer om geconcentreerd te blijven werken.
4. Wees niet bang om ‘nee’ te zeggen
Een groot deel van verspilde tijd komt voort uit het doen van dingen die niet bij jouw doelen passen. Of het nou gaat om een onnodige vergadering of een verzoek waar je eigenlijk geen tijd voor hebt — durf te kiezen voor wat prioriteit heeft.
Voor de ondernemers die geneigd zijn te pleasen: voordat je ‘ja’ zegt tegen iets, check dan bij jezelf of dat bijdraagt aan je belangrijkste doelen.
5. Automatiseer en delegeer
Welke taken kan je automatiseren of door iemand anders laten doen? Denk aan automatische e-mailantwoorden, standaard sjablonen of het inschakelen van een (virtual) assistent voor repetitieve taken.
Dat scheelt je niet alleen tijd, maar levert ook bakken met energie op. Kan jij je focussen op waar je écht goed in bent.
6. Evalueer en optimaliseer
Plan aan het einde van je dag of week een moment om te reflecteren. Wat ging goed? Waar verloor je tijd? En wat kan je volgende keer anders doen?
Tip: hou een paar dagen een logboek bij waarin je opschrijft waar je tijd naartoe gaat. Vaak zijn de resultaten verrassend (en soms confronterend).
Is het echt zo belangrijk om tijdverspilling te verminderen?
Door verspilde tijd te verminderen, krijg je meer gedaan in minder tijd. Maar het gaat verder dan dat. Een efficiëntere workflow geeft je:
• meer focus: je werkt doelgerichter en hebt meer voldoening aan het einde van de dag
• meer rust: minder chaos betekent minder stress en meer ruimte om te genieten (van je werk)
• meer impact: door te focussen op wat belangrijk is, lever je betere resultaten en groei je sneller.
Verspilde tijd vermijden gaat niet over jezelf straffen voor een keer afdwalen op Instagram, in je mailbox of tijdens het kijken van een webinar dat niet het allernuttigst is. Het gaat om bewustere keuzes maken in hoe je je dag indeelt.
Samenwerken aan het juiste, zodat je je plezier, winst en vertrouwen maximaliseert?
Vind je het prettig om een team naast je te hebben staan dat zich bezighoudt met je administratie, je financiële doelen, je fiscale voordelen en je doelen? Activaa helpt je graag met een effectieve bijdrage aan je plannen voor je omzetgroei. Niet alleen door te kijken naar je cijfers, maar ook door je te coachen en je te voorzien van het beste advies. Kop (virtuele) koffie doen en je mogelijkheden bespreken? Vinden we leuk!