We krijgen allemaal zo veel prikkels per dag dat het best lastig is om geconcentreerd te blijven werken. De kans is enorm dat iets je regelmatig uit je concentratie haalt en dat betekent meer dan je misschien denkt. Zo heb je na iedere onderbreking al snel 8 tot 20 minuten(!) nodig om weer helemaal in je werk te komen, maak je meer fouten en kost het je iedere dag zomaar anderhalf tot twee uur extra tijd. We worden gemiddeld 500 keer per dag onderbroken en dat is eigenlijk hartstikke zonde. Daarom in deze blogpost 8 tips om geconcentreerd aan de slag te gaan én te blijven!
1. Sta jezelf dingen toe met de ‘+5-methode’
Jezelf afleiden is verleidelijk en menselijk. We vinden het allemaal leuk om tussendoor WhatsApp of sociale media te checken. Heel normaal, maar er kleeft ook een nadeel aan: het kan je uit je concentratie halen. Hiervoor is de +5-methode: op het moment dat je merkt dat je iets anders wil gaan doen, zeg je tegen jezelf dat dat mag, máár pas over 5 minuten. Meestal zakt die behoefte in die paar minuten weg, waardoor je wel lekker in je concentratieflow blijft. Na die 5 minuten nog steeds de behoefte om even op je telefoon te kijken? Dat is dan ook prima.
2. Gebruik de twee-minuten-regel
Als je een taak hebt die minder dan twee minuten duurt, doe het dan meteen. Door kleine taken direct af te handelen, voorkom je dat ze zich opstapelen en je concentratie verstoren. Het is een simpele en effectieve manier om georganiseerd te blijven en je te concentreren op wat echt belangrijk is.
3. Omarm de Pomodoro-techniek
Dat je pauzes moet houden om geconcentreerd te blijven werken, is algemeen bekend. Toch doen we het vaak niet. Een oplossing om wél even afstand te nemen van je werk: de Pomodoro-techniek. Het is een vrij eenvoudige methode om gefocust te blijven. Je werkt meestal 25 minuten lang — of langer, als dat voor jou beter werkt — aan één taak en neemt dan een pauze van 5 minuten. Na vier keer zo’n pomodoro van 25 minuten neem je een langere pauze van minimaal een kwartier en maximaal een half uur. Voor velen doet dit wonderen voor je concentratie en productiviteit. Probeer dan ook te bewegen: je stimuleert zo je bloedsomloop en voorziet je hersenen van zuurstof, waardoor je alerter bent en je je concentratie verbetert. Gebruik een timer, zodat je zelf niet op de tijd hoeft te letten.
4. Werk met visuele hulpmiddelen
Soms begin je niet aan dat wat je moet doen, omdat je niet zo goed weet hoe. Het voelt te groot, overweldigend of je voelt je onzeker, omdat je niet weet of je het wel kan. Door het op te breken in kleinere stukken, maak je het jezelf vaak al makkelijker om eraan te beginnen en daarmee geconcerteerd aan de slag te blijven. Visuele hulpmiddelen kunnen je hierbij helpen: het maakt informatie gemakkelijker te verwerken en het helpt je om je gedachten te ordenen. Werk bijvoorbeeld met kleurcodes in je planning, maak mindmaps, diagrammen of grafieken om zo je complexe taken te organiseren en je focus te behouden.
5. Daag jezelf uit
Het kan ook het tegenovergestelde zijn: je verveelt je eigenlijk een beetje, waardoor je concentratie ver te zoeken is. Je hersenen zoeken constant naar nieuwe prikkels en daarmee leid je jezelf af. Je opent je socialemedia-accounts keer op keer, terwijl er eigenlijk niets nieuws te lezen valt, je gaat maar weer eens koffiezetten of je probeert ineens allerlei nieuwe dingen te leren via YouTube. Als je werk doet waarbij je maar een klein gedeelte van je hersencapaciteit gebruikt, zoekt je brein automatisch naar een manier om de rest op te vullen. Zit je ineens naar de gesprekken van je collega’s te luisteren of een boodschappenlijstje te maken. Zonde van je tijd! Je oplossing? Je taak uitdagender maken en jezelf dus uitdagen. Doe dat bijvoorbeeld door sneller te lezen, een krappere deadline te stellen dan je eigenlijk gewend bent, zodat je sneller moet werken dan normaal of door, jawel, te multitasken. Mensen denken vaak dat multitasken iets slechts is, maar het is juist het wisselen van taken dat je afleidt. Multitasken houdt onder andere in dat je tijdens een vergadering krabbelt op een papiertje, zodat je meer breincapaciteit gebruikt en daarmee beter en aandachtiger luistert. Let wel op dat het je daadwerkelijk helpt. Je favoriete meezingnummers luisteren tijdens het schrijven van een projectplan werkt vaak averechts.
6. Bundel je taken
Bundel je taken op het soort taak en breinactiviteit. Heb jij aan het einde van de dag minder energie en doe je dan liever werk waar je niet al te veel creativiteit voor nodig hebt? Doe dan je administratie of facturatie. Meerdere telefoontjes op een dag? Plan die dan als je nog veel focus hebt en zet ze achter elkaar in je agenda. Taken bundelen kan je ook verder doorvoeren: door te werken met themadagen. Weet je dat je op dinsdag vaak onderbroken wordt door collega’s die net vergaderd hebben of heb je zelf veel afspraken? Dan is je focus op die dagen niet op en top. Plan op die dagen dus vooral taken die eenvoudig zijn. Weet je dat je dagen hebt waarop je gerust onbereikbaar kan zijn en met volle focus aan taken kan werken en volledig de diepte in kan gaan? Plan dan de taken waar je al je concentratie voor nodig hebt.
7. Creëer je eigen ritueel
Met rituelen geef je je brein een signaal. En het zijn precies die signalen die ervoor zorgen dat we dingen doen én blijven doen. Denk aan je wekker: je hoort ‘m, zet hem zonder na te denken uit, stapt uit bed en begint aan je dag. Allemaal gewoontes. Dat kan je ook gebruiken om geconcentreerd te werken! Denk aan het opzetten van je koptelefoon om aan de slag te gaan met computerwerk, een kop koffie zetten en met je favoriete markeerstiften je planning maken — allerlei dingen waarmee je je hersenen het signaal geeft dat je geconcentreerd aan het werk gaat. Je kan daar bijvoorbeeld ook deurassociaties bij gebruiken: een specifieke geurkaars branden als je aan een belangrijk project werkt, helpt je in de juiste mindset te komen elke keer als je die geur ruikt. De rest volgt dan bijna als vanzelf.
8. Beloon jezelf
Moeite om aan een specifieke taak te beginnen? Je ritueel helpt al bij het belonen: daadwerkelijk aan de slag gaan is al een beloning voor je brein op zich. Waar mensen vaak methodes aanbevelen als ‘Eat that Frog’, waarbij je begint met datgene waar je het meest tegenop ziet, werkt dat voor velen niet. Weet je van jezelf dat je gemotiveerd raakt van beloningen? Werk daar dan mee en beloon jezelf als je een taak of project volbrengt. Denk aan je favoriete snack, een écht goede cappuccino, een aflevering van je favoriete serie, ontspannen door een paar bladzijdes in je boek te lezen of iets anders dat jou heel blij maakt. Door jezelf te belonen voor hard, goed of soms überhaupt werk, blijf je gemotiveerder en meer gefocust.
Naast productiever en efficiënter werken meer doen om meer omzet en meer winst te draaien?
Wij helpen je graag bij het optimaliseren van je omzet en je winst. Wil je dat je plannen bijdragen aan je omzetgroei en wil je je winst maximaliseren? Dan zijn wij er voor je. We helpen niet alleen met je cijfers en administratie, maar ook met businesscoaching. Zullen we een (virtuele) kop koffie doen en bekijken wat jouw mogelijkheden zijn?