Waarom goede communicatie zo belangrijk is (en wat het is)

Werk je samen, dan is communicatie nodig. Of je nou zzp’er bent of aan de top van een groot bedrijf staat: als je samenwerkt, is het belangrijk dat iedereen weet wat het doel is. Wat er van je verwacht wordt. Is de communicatie slecht, dan is de ergernis groot en dat komt de samenwerking en de resultaten niet ten goede. Juist daarom is goede communicatie zo belangrijk. Omdat je dan als een geoliede machine opereert.

Al heb je nog zo veel verstand van wat je doet, neem je tonnen aan ervaring mee en heb je meer kennis dan Wikipedia: voor een goede samenwerking is goede communicatie nodig. Het is misschien wel het belangrijkste ingrediënt voor succesvol samenwerken en de beoogde resultaten behalen. En dan hebben we het zowel over interne communicatie als de externe variant — naar je (potentiële) klanten toe. In deze blogpost richten we ons op interne communicatie. Klaar voor de tips? Komen ze!

Het belang van goede interne communicatie

Gebeurt het bij jou in het bedrijf weleens dat iemand in de verkeerde vergaderruimte zit, dat iemand niet op de hoogte is van een belangrijk bedrijfsbezoek of dat je iemand iets tegen een klant hoort zeggen wat niet helemaal klopt? Dan is de interne communicatie, zoals bij heel veel bedrijven, niet helemaal in orde. En dat kan doorwerken in heel veel dingen. Goede interne communicatie is belangrijk om dit soort dingen te voorkomen, maar het helpt ook bij andere dingen:
• de neuzen dezelfde kant op en een veilige sfeer creëren waarin de collega’s in gesprek durven;
• bij elkaar en bij de organisatie betrokken werknemers;
• duidelijkheid over strategie, doelen, verantwoordelijkheden en taken;
• een effectievere en efficiëntere samenwerking.

Goede communicatie maakt je bedrijf simpelweg beter. Want je bedrijf is zo sterk als de zwakste schakel.

Interne communicatie verbeteren

Het gevaar bij communicatie is dat je denkt dat de ander precies begrijpt wat jij bedoelt. Of dat je ervan uitgaat dat iedereen weet waarvan jij hoopt dat ze het weten. Om te checken of dat zo is, is het slim vragen te stellen. Vraag de ander samen te vatten wat je net vroeg of vertelde, ‘test’ een medewerker door te vragen of hij of zij een product wil promoten of stel een relevante vraag. Daarnaast hebben we nog 5 tips voor je om de interne communicatie te verbeteren.

Begin met een intern communicatieplan

Het klinkt misschien overdreven om een intern communicatieplan op te stellen, maar dat is het niet. Het is aan jou hoe uitgebreid je het plan maakt, maar beantwoord in ieder geval vragen als:
• welke rol speelt communicatie in jouw bedrijf?
• hoe is de communicatie nu ingericht?
• hoe gaat dat?
• waar is verbetering nodig of mogelijk?

Vraag ook om feedback, want communicatie is uiteraard tweerichtingsverkeer.

Breng iedereen met elkaar in contact

Of je nou met vijf, tien of vijftig man werkt: het is belangrijk dat iedereen met elkaar in contact is. Ook als ze niet per se aan dezelfde projecten werkt, is het goud waard als je mensen kennis met elkaar uitwisselen. Organiseer bijvoorbeeld eens een brainstorm met mensen die elkaar normaal niet heel veel spreken.

”Wie is het?” — de werkversie

Ken je dat bordspel nog, waar je op basis van wat hints moest ontdekken wie er uitgekozen was? Dit zou je op de werkvloer ook moeten kunnen. Het is ideaal als iedereen weet wie voor welk werkgebied verantwoordelijk is.

Heb je een complete communicatie-afdeling? Zorg er dan voor dat je daar mensen neerzet die uitblinken in anderen motiveren. In draagvlak creëren binnen je organisatie. Zo krijg je de meeste mensen mee én weet je zeker dat je mensen graag naar ze luisteren als ze iets te delen hebben.

Ga digitaal, maar overdrijf niet

Een prikbord, maar dan digitaal — dat klinkt toch ideaal? Als je een groot bedrijf hebt, is het handig om één plek te hebben waar alle belangrijke informatie verzameld is. Van draaiboeken tot personeelsreglement en van projecten waar je aan samenwerkt tot aan de documenten die je daarvoor nodig hebt. Ideaal als je daar een digitaal communicatiemiddel hebt, naast mail, als Skype of Slack. Niemand hoeft zijn werkplek te verlaten om iets te vragen of door te geven en alles is later terug te lezen als je dat nodig hebt. Bekijk wat je nodig hebt en zorg daarvoor. Let er wel op dat je niet overdrijft met de interne communicatie, want je wil niet dat je personeel overweldigd raakt. Dan houd je ze van het werk en dat werkt juist averechts.

Blijf in gesprek

We zijn natuurlijk geneigd om de teugels weer te laten vieren als het allemaal goed loopt. Zo werkt dat niet (interne) communicatie. Communiceren blijf je doen. Blijf je collega’s betrekken bij wat er gaande is — dan is de kans ook groot dat zij uit zichzelf met ideeën en input komen. Die betrokkenheid is vaak letterlijk en figuurlijk goud waard.

Meer doen voor een gezond bedrijf?

Communicatie is één onderdeel van een gezond bedrijf, maar ondernemen is meer dan dat. Ondernemen is ook lastige beslissingen maken om je bedrijf gezond te houden. Een gezond team maak je namelijk zelf. Zullen we samen kijken naar die beslissingen en bijvoorbeeld je cashflowplanning? Neem dan contact met ons op!